¿Qué hace un empleado de suministros?

Los empleados de suministro son personas acusadas de la responsabilidad de administrar las áreas de suministro de las empresas de una manera que asegura que todos los suministros esenciales necesarios para la operación continua de la empresa estén disponibles en cantidades suficientes. Por lo general, el empleado de suministros trabajará en conjunto con los supervisores departamentales y los agentes de compra para determinar la cantidad de diferentes artículos para mantenerse a mano y desarrollar criterios para reordenar en función de los patrones de uso como un medio para mantener el inventario de suministros dentro de los límites razonables. Para lograr esto, un empleado de suministros administrará los procesos utilizados para desembolsar artículos del inventario de la sala de suministros, realizar conciliaciones de inventario periódico para garantizar la precisión de los registros de la sala de suministro e iniciar solicitudes para comprar agentes que se les asigna un número de orden de compra y colocado con vendedores para la realización de pedidos.

Una de las tareas principales de un empleado de suministros es mantener registros precisos tanto del tipo como de la cantidad de artículos que se encuentran en la sala de suministros. En décadas pasadas, esto a menudo se gestionaba con algún tipo de sistema de presentación manual que permitía publicar rápidamente los recibos de bienes recientemente recibidos al tiempo que publicaron desembolsos de artículos a diferentes departamentos. Como parte del proceso, las personas autorizadas de esos departamentos completarían una solicitud simple de ciertas partes u otros artículos, señalando el departamento que recibiría esos bienes. El empleado de suministros utilizaría la solicitud para extraer el artículo y la cantidad del inventario y entregar esos artículos al representante de ese departamento. En ese punto, el formulario de solicitud se actualizaría con la fecha y hora del desembolso, firmado por el representante del departamento, y luego el empleado de suministros para restar esa cantidad y tipo de bien de los registros de inventario.

un empleado de suministros también utilizaríaCopias de facturas de listas de embarque y embalaje para recibir productos entrantes y agrégalos al inventario. Por lo general, los productos se inspeccionarían antes de la aceptación, luego firmaron y se asignaría una ubicación específica dentro de la sala de suministro para el almacenamiento. La asignación de ubicaciones específicas facilitó la recuperación de los productos cuando y según lo necesario por diferentes departamentos, y también minimizó las posibilidades de errores en los recuentos de unidades.

Hoy, la tecnología permite al empleado de suministros ingresar rápidamente las actualizaciones del inventario de suministros a través de una base de datos de computadora. La base de datos se puede programar para identificar cualquier elemento que esté cerca de las unidades mínimas para mantenerse a mano, proporcionando al empleado la capacidad de preparar y enviar rápidamente solicitudes para reordenar. El uso de una base de datos de suministros también ayuda en una tarea continua común a muchos sistemas de suministro, conocidos como un recuento de ciclos. Esencialmente, un recuento de ciclo es un recuento físico periódico de todos los elementos en el inventario, y se utiliza para conciliar cualquier discrepancia que pueda existirentre los registros de suministro y el número real de unidades de cada elemento encontrado en el inventario. Esta tarea permite permitir cualquier diferencia que pueda ocurrir debido a errores en el conteo o piezas y otros equipos que pueden declararse obsoletos, y ayuda a asegurarse de que los suministros esenciales siempre estén disponibles cuando sea necesario.