¿Qué hace un aprendiz de gestión de eventos?
Un aprendiz de gestión de eventos trabaja bajo la tutela de un gerente de eventos para garantizar que todos los aspectos de un evento planificado funcionen sin problemas. La gestión de eventos es un término utilizado para describir el acto de planificar y ejecutar eventos, y muchas escuelas ofrecen títulos en hotel y gestión de hospitalidad para capacitar a los gerentes de eventos. El aprendiz de gestión de eventos trabaja con el gerente de eventos para coordinar el tema, el presupuesto, la comida, el lugar, la música, los comunicados de prensa, la seguridad y muchos otros aspectos logísticos necesarios al organizar un evento.
El tema es típicamente el primer elemento discutido cuando los gerentes de eventos trabajan con un cliente. Comprender exactamente lo que el cliente quiere ayuda al gerente de eventos y al gerente de eventos a saber por dónde comenzar. Las posiciones de los aprendices a menudo implican investigar la historia detrás del tema para lograr la precisión histórica. Por ejemplo, A Gone With the Wind Fiesta de disfraces debe incluir vestidos antebelo y posiblemente incluso comida y música del período. El gerente del evento se researáHemos los elementos normales de ese período de tiempo y proporciona al administrador de eventos los detalles necesarios para desarrollar un plan.
El presupuesto es otro aspecto importante en la planificación de eventos. Una vez que se establezca el tema, el gerente de eventos discutirá los umbrales de presupuesto con el cliente para determinar qué monto del gasto está disponible. El alumno es responsable de solicitar cotizaciones de los diversos proveedores, consolidando la información y proporcionar al gerente de eventos un informe para revisar. Dependiendo del informe final, se pueden requerir negociaciones para garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente. El alumno puede sentarse en negociaciones entre el gerente de eventos y los proveedores o el cliente para aprender cómo se realiza el arte de la negociación.
Un aprendiz de gestión de eventos a veces se considera un "gopher" debido al número de tareas de última hora asignadas. A medida que se acerca el día del evento, muchos pequeñosActividades como llamar para confirmar entregas o verificar el R.S.V.P. Lista de caer al aprendiz. Las sesiones de retroalimentación diaria son comunes donde el gerente de eventos y el alumno atraviesan una lista de verificación para garantizar que todos los aspectos se manejen a tiempo.
El día del evento real, el aprendiz de gestión del evento generalmente tiene la tarea de coordinar detrás de escena con los diversos proveedores. Cosas mundanas, como programar el estacionamiento y la descarga de zonas para los proveedores, así como para confirmar los artículos correctos ordenados, fueron entregados en el aprendiz. Cuando el evento ha comenzado, el gerente del evento puede formar parte de las festividades y el aprendiz monitoreará continuamente a los proveedores para garantizar que las cosas funcionen sin problemas.
Una vez que el evento concluya, el gerente y el aprendiz de gestión de eventos trabajará con los proveedores para garantizar que el lugar se deje en condiciones de vírgenes y que se eliminen todos los materiales. En los días posteriores al evento, el alumno trabajará para devolver cualquier artículo alquilado o prestadoy prepare un informe de los gastos finales. El gerente y el aprendiz discuten cualquier problema que resulte y determine cómo manejar en el futuro. Una vez que se pagan los gastos finales, el alumno presenta el informe del evento y pasa al próximo evento.