¿Qué hace un asistente de oficina/recepcionista?
Un asistente/recepcionista de la oficina es típicamente responsable de las tareas de la oficina principal en un negocio u organización. La recepcionista generalmente controla el acceso a la oficina saludando a los huéspedes, notificando a los empleados de los visitantes y trabajando con personas con entrega y contratistas. Además, el asistente de la oficina puede ser responsable de una serie de tareas de administración de oficina, como gestionar hojas de cálculo, correspondencia y suministros de oficina. Dependiendo del tamaño de la organización y la cantidad de empleados que tiene, el asistente/recepcionista de la oficina también puede actuar como asistente personal o administrativo para uno o más de los ejecutivos o gerentes de una empresa.
Si bien muchas oficinas ahora confían en los sistemas de correo de voz para responder teléfonos y enrutar a las personas que llaman al trabajador pertinente, muchos todavía emplean un asistente/recepcionista de la oficina para administrar el sistema telefónico y para hablar con las personas que llaman que tienen dificultades para usarlo. Los recepcionistas también realizan la tarea que supervisa el área de recepción, tambiénconocido como el área de espera o la habitación, en la que los visitantes suelen entrar. Un asistente/recepcionista tradicional de la oficina generalmente asumirá la responsabilidad de asegurarse de que se anuncie un visitante a las personas a las que está visitando o, si el visitante es una persona de entrega, el recepcionista generalmente firmará paquetes y les deja a los destinatarios saber de su llegada. Un asistente/recepcionista de la oficina también puede ser responsable de informar a los clientes "sin cita" sobre los servicios de una empresa y también puede programar citas entre clientes y empleados.
Las empresas con un personal de soporte de oficina relativamente pequeño pueden requerir que un asistente/recepcionista de la oficina asuma otros roles dentro de la empresa. En una organización muy pequeña, o una con un presupuesto muy frugal, la recepcionista también puede servir como gerente de oficina. Él o ella puede ser responsable de garantizar que la oficina funcione bien al reabastecer los suministrosy monitorear el rendimiento de las máquinas de oficina, como copiadoras, máquinas de fax e incluso computadoras. El asistente/recepcionista de la oficina con estas responsabilidades generalmente se contactará y trabajará con profesionales de reparación, así como con otros contratistas que pueden necesitar realizar trabajos en el espacio de la oficina o el edificio. Otras responsabilidades comunes incluyen la planificación de eventos, la programación de viajes y, en algunos casos, la gestión de comunicaciones generales de la oficina, como notificaciones sobre vacaciones, eventos especiales y consideraciones de seguridad.
Las calificaciones para convertirse en un asistente de oficina varían según las habilidades necesarias para asumir un puesto dentro de una empresa en particular. En muchos casos, los trabajadores de oficina pueden obtener sus habilidades en el trabajo o completar un programa de capacitación vocacional que les proporcione una comprensión básica de los procedimientos de administración de la oficina. Otras opciones incluyen tomar clases de educación continua y de adultos en varios paquetes de software, escritura y comunicación empresarial y prot.Ocol.