¿Cómo rastrojo los gastos operativos?
Hacer un seguimiento de los gastos operativos es importante para el éxito de cualquier empresa. Para comprender qué cuesta administrar el negocio, es esencial tener un método estructurado para identificar y clasificar cada gasto. Afortunadamente, el proceso de establecer un procedimiento para publicar gastos comerciales y recuperar los datos en algún tipo de formato utilizable no es difícil.
Para administrar la publicación de los gastos operativos correctamente, la empresa debe establecer al menos algunos registros contables básicos. Estos registros se pueden mantener en una copia impresa, pero el uso del software de contabilidad a menudo puede optimizar la tarea con relativa facilidad. Si no está seguro de cómo configurar los registros, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad gratuitos y basados en tarifas proporcionarán instrucciones básicas que lo ayudarán a determinar qué líneas se deben publicar en qué categoría. Una vez que tenga los libros en su lugar, el proceso de publicación es fácil de seguir.
Un aspecto muy importante del seguimiento de sus gastos operativos es no posponer las publicaciones regulares en sus libros de contabilidad. Dependiendo de la naturaleza del negocio, puede ser ventajoso publicar artículos tan pronto como se reciban. Las pequeñas empresas basadas en el hogar y otras pequeñas pueden publicar todos los artículos algún día cada semana comercial sin crear problemas con el presupuesto operativo. Incluso si no hay mucho que publicar, elegir hacerlo a diario minimiza las posibilidades de que la factura de un proveedor sea fuera de lugar, nunca se publique y, por lo tanto, nunca se pague hasta que el proveedor envíe un segundo aviso.
Con sus libros de contabilidad establecidos y de publicación en su lugar, la siguiente fase del seguimiento de los gastos operativos es generar informes que desglosen esos gastos en grupos. La mayoría del software de contabilidad incluye un informe de ingresos/gastos previamente formateado que le permitirá comparar lo que viene con lo que sale dentro de un tiempo especificado FMételo. También es posible crear un informe personalizado que compara tanto sus ingresos como los costos operativos con su presupuesto operativo. Esto le permite no solo confirmar que se reciban suficientes ingresos para cubrir los gastos, sino también si todavía está operando o no dentro del presupuesto. Al ejecutar estos informes semanalmente, puede ajustar su gasto en consecuencia, ya sea aumentando las fechas de pago de alguna deuda pendiente o retrasando algunos pagos para evitar que exceda su presupuesto durante el próximo período.
Junto con el seguimiento de los gastos operativos para asegurarse de que el presupuesto de la compañía permanezca equilibrado, es importante controlar los gastos operativos asociados con segmentos específicos de la operación y asegurarse de que la inversión en esos segmentos esté contribuyendo al proceso de generación de ingresos. Por ejemplo, si nota que los gastos dentro del departamento de ventas están aumentando, pero las ventas se han estancado durante los últimos seis meses, eso indica la necesidad de hacer algunosCambios dentro de esa área de su operación. Desde esta perspectiva, el seguimiento de los costos operativos significa que los ingresos que llegan se usan de manera más eficiente, el resultado final se mantiene lo más saludable posible y las posibilidades de construir reservas operativas para su uso con proyectos futuros son viables.