¿Cómo escribo una carta de reembolso?
También conocida como una solicitud de carta de reembolso, una carta de reembolso es un documento que cita una situación financiera específica que existe entre dos partes, e identifica la necesidad de que una de esas partes reciba un reembolso de todos o parte de una contribución financiera realizada como parte de una transacción financiera. El contenido real de la carta puede ser algo informal, o puede ser muy detallado y formal, dependiendo de las circunstancias que rodean la transacción. Existe una lista central de elementos a abordar dentro del texto de la carta, incluida la proporcionar información de identificación sobre la transacción en las preguntas, el monto del reembolso solicitado y el tipo de términos de pago que se consideran aceptables.
Con la mayoría de los formatos de cartas de reembolso, la primera tarea es identificar el motivo del reembolso. Por ejemplo, si un miembro de un club de salud ha presentado el pago de un año de membresía y debe reubicarse para el trabajo hacia el final de la primera QUarter de ese año, él o ella puede notificar al club de este cambio de estatus. Suponiendo que los términos y condiciones de membresía permitan un reembolso parcial de las tarifas de membresía debido a la reubicación de un miembro, siempre que estos datos ayuden a tener en cuenta que esta situación particular está cubierta y se debe algún tipo de reembolso.
junto con declarar los motivos de la solicitud, una carta de reembolso también debe identificar el monto anticipado del reembolso. Esto le permite al destinatario la oportunidad de verificar las cifras y determinar si esa cantidad es correcta. Suponiendo que ambas partes están interpretando las disposiciones del acuerdo entre ellas con precisión, esta cortesía simplemente ayuda a transmitir la comprensión de que todos los involucrados tienen el mismo nivel de expectativas.
Un tercer componente clave en cualquier carta de reembolso está identificando métodos aceptables para proporcionar que ReemburSement a la parte solicitante. El remitente puede solicitar el pago en forma de cheque, un crédito emitido a una cuenta de tarjeta de crédito o una transferencia de fondos electrónicos a su cuenta bancaria. Esto a menudo ayuda a acelerar el pago, ya que no hay necesidad de emitir comunicaciones adicionales para determinar cómo se debe procesar el pago.
Una vez que se haya enviado y recibido la carta de reembolso, muchas empresas responderán con un reconocimiento de la solicitud y un resumen de cuándo se emitirá el pago el reembolso. Por lo general, el monto del reembolso se anotará en la respuesta, lo que permite saber exactamente cuánto se reembolsará a través de un cheque, crédito o transferencia de fondos. Suponiendo que el monto solicitado y el monto aprobado son el mismo, la transacción se considera completa una vez que se ha presentado el pago.