¿Cuáles son los diferentes tipos de políticas de reembolso?
Muchas organizaciones y empresas tienen políticas de reembolso para pagar a los empleados que gastan su propio dinero en suministros, entreteniendo socios comerciales o mientras viajan en negocios de la empresa. La mayoría de las empresas tienen políticas estándar con respecto a las autorizaciones, formularios y marcos de tiempo. Las empresas también pueden segregar políticas de reembolso de acuerdo con la naturaleza del gasto. Los tipos de políticas de reembolso incluyen pautas específicas para la naturaleza del gasto, como la matrícula escolar, los viajes, el transporte, los suministros o la atención médica, así como un proceso de aprobación que se desarrolla con el sistema de contabilidad de la organización.
Las organizaciones a menudo están preocupadas por el mal uso de las políticas de reembolso y establecen políticas destinadas a evitar que los empleados soliciten un reembolso para los gastos no relacionados con el trabajo. Se requiere que muchos empleados obtengan permiso para un gasto, como una aprobación previa de planes de viaje o cursos educativos. Los departamentos de contabilidad a menudo desarrollan SPLas hojas de lectura y los formularios que deben completarse para que un empleado reclame el reembolso. Además, se espera que los empleados ahorren facturas, facturas y recibos para enviar con papeleo de reembolso.
Las políticas de reembolso de viajes y entretenimiento comercial a menudo son muy detallados y pueden establecer tarifas planas para gastos como comidas, o simplemente pueden indicar un límite de gasto diario. Algunas organizaciones requieren que los empleados organicen su viaje a través de un agente de viajes interno o contratado, que puede ser obligado a la política de la compañía que busque los hoteles o vuelos más económicos. Algunas políticas de reembolso de viajes también pueden restringir la compra de bebidas alcohólicas, incluso si el costo de la bebida está dentro de las pautas del presupuesto de la comida.
Además de los gastos de viaje y entretenimiento comercial, otros tipos de políticas de reembolso abordan el autodesarrollo de los empleados. Para la explicaciónLE, una empresa que tiene un programa de bienestar también puede ofrecer una política de reembolso de atención médica que les ayude a pagar los sistemas de pérdida de peso, las membresías del gimnasio, los programas para dejar de fumar y otros tipos de servicios de bienestar no cubiertos por el seguro. Muchos empleados aprovechan las políticas de reembolso de matrícula de la empresa que también pueden ayudarlos a pagar la escuela. Muchas compañías pagan las clases de educación continua, pero también pueden reembolsar el costo de los cursos de nivel universitario si el empleado puede demostrar que tomar las clases mejorará su desempeño laboral.
Algunas compañías racionalizan sus políticas de reembolso mediante la emisión de algunos empleados de crédito corporativo o tarjetas de carga. Estas tarjetas deben usarse exclusivamente para gastos comerciales y pueden ayudar tanto a la empresa como a los empleados con gastos de seguimiento y reembolsos, ya que todos los gastos terminarán en una sola factura. La política corporativa generalmente restringe el uso de estas tarjetas a ejecutivos y otros empleados de alto nivel, aunque las ventas sTAFF u otros empleados que deben viajar o entretener regularmente también se les puede asignar tarjetas corporativas. En algunos casos, la compañía paga directamente las facturas de tarjetas de crédito corporativas, mientras que otros pueden requerir que el empleado pague la factura y complete el proceso de reembolso de gastos como lo haría con cualquier otro gasto.