¿Cómo escribo una portada de fax?
Un fax es la palabra de jerga acortada para "facsímil". Es un documento transmitido por una máquina de fax a través de líneas telefónicas. Debido a la naturaleza de compresión de datos del formato de fax, la portada de fax debe ser textual, escrita clara y sucintamente, e incluye la información importante más básica sobre el fax. Puede usar un programa de procesamiento de textos en una computadora para crear una portada de fax personalizada o aprovechar las numerosas plantillas disponibles en Internet.
Un fax se escanea a través de su máquina de fax y se transmite a la máquina de fax de su corresponsal. Por ejemplo, puede enviar un fax a una gran empresa, donde varios empleados probablemente compartan la misma máquina de fax en la oficina. La portada de fax es extremadamente importante, por lo tanto, detallando quién debe recibir el fax y resumir el contenido del fax. Esto asegura que el fax se distribuya a la parte apropiada en el extremo receptor.
Cualquiera puede garabatear una nota escrita a mano en una hoja de papel y enviarla como una sábana de fax. Sin embargo, una portada de fax de aspecto profesional utiliza una máquina de escribir o el procesador de palabras de la computadora para escribir una portada ordenada y organizada. La información debe ser corta y precisa con pocas o ninguna imagen o gráficos extraños que retrasen el tiempo de transmisión. La parte superior de la carta de presentación en "de" típicamente establece la información del remitente, como el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el número de fax. Estos datos se parecen muy parecidos a la dirección de retorno en un sobre, apilados con el nombre del remitente en la primera línea, la dirección en la segunda y tercera línea, y así sucesivamente.
Debajo de la información "desde" está los datos que muestran la información del destinatario de fax, generalmente enumerada como "para" o como "destinatario". Similar a la información "Desde", la información del "destinatario" debe incluir el nombre completo del destinatario, la dirección, la dirección de correo electrónico, el teléfono y el fax NUMBERS y cualquier otra información de contacto relevante. Es importante incluir el nombre completo del destinatario y, si es posible, otra información de identificación, como el departamento de oficina o la extensión. Esto evita la confusión al final de los destinatarios si la compañía tiene, por ejemplo, tres John Browns trabajando en la misma oficina. La inclusión del departamento de la oficina y otra información de identificación ayuda a la oficina a determinar con mayor precisión el destinatario y ayuda a garantizar que la persona correcta reciba su fax sin demoras.
Finalmente, la carta de presentación de Fax debe contener un resumen muy breve de los detalles relevantes incluidos en el cuerpo del fax. Si el fax contiene información sobre una orden electrónica de piezas de servicio para una cortadora de césped, la carta de presentación de Fax debe establecer de manera concisa que en el propósito del fax y la información general. La mayoría de las hojas y plantillas de cubierta de fax permiten un espacio para esta información, en "Detalles" o "Mensaje". La información en esta sección suele ser limDirigido a una o dos oraciones y debe ser lo más sucinto posible.
Una vez que se escriba la portada de fax, imprima la hoja en la impresora de la computadora. Las hojas de fax se correlacionan con la tapa de fax en la parte superior. Cuando llegue el momento de enviar un fax, envíe primero la carta de presentación de fax y las hojas de fax detalladas para seguir la portada.