Comment choisir la meilleure plate-forme collaborative?

Lorsque vous recherchez la meilleure plateforme collaborative, évaluez vos besoins et vos attentes envers le logiciel.La plupart des plateformes collaboratives offrent des fonctionnalités de communication de base, du stockage de données, du partage de fichiers, des outils de dépannage et des installations de conférence.La vitesse, la facilité d'utilisation, les fonctionnalités supplémentaires et les coûts impliqués doivent également être pris en compte.

Les trois fonctionnalités de base et les plus importantes de toute plate-forme collaborative sont, les outils de stockage de données centralisés, et les outils de dépannage.Le stockage de données centralisé élimine la nécessité pour chaque collaborateur de stocker des données sur son ordinateur et aide les données à rester cohérentes et à jour.Le partage de fichiers en direct est une autre fonctionnalité utile et permet aux collaborateurs de partager facilement des documents ou des feuilles de calcul au sein du groupe.

Les outils de communication peuvent inclure des fonctionnalités telles que la conférence Web, les réunions de groupe ou privées, le protocole de voix sur Internet (VOIP), le courrier électroniqueou systèmes de messagerie instantanée.La vidéo de streaming en direct est très efficace pour la conférence ou les réunions en ligne, et certaines plateformes collaboratives offrent la fonctionnalité d'un tableau blanc virtuel pour les démonstrations.Vous devrez peut-être également exclure un collaborateur d'une réunion, et certaines plateformes vous permettront de le faire.

Les outils de dépannage sont importants lorsqu'il s'agit de garantir que tous les collaborateurs résolvent rapidement et facilement les problèmes.Certaines plates-formes comportent une section d'aide intégrée, accessible par l'un des collaborateurs de groupe.Cette fonctionnalité permet de réduire l'utilisation de professionnels ou de services extérieurs et peut gagner du temps ainsi que de l'argent.

Les plates-formes collaboratives peuvent prendre diverses formes et peuvent être des logiciels installés sur une machine locale ou une installation qui s'exécute à partir d'un serveur distant.Certaines plateformes sont basées sur Internet et les collaborateurs peuvent accéder à la plate-forme avec un nom d'utilisateur et un mot de passe.L'installation ou le type de plate-forme que vous choisissez peut affecter la vitesse et les performances des plates-formes.La vitesse est une considération importante car les performances à la traîne ou à la lenteur peuvent créer des problèmes lors de conférences Web ou d'utilisation de la VOIP.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d'avoir un professionnel de création ou de configurer la plate-forme collaborative pour vous.Si tel est le cas, il est sage de voir si le fournisseur offre également une formation pour les membres de l'équipe utilisant la plate-forme collaborative, car cela aidera l'équipe à comprendre comment fonctionne la plate-forme et assurera une productivité optimale dès le début.La plupart des plateformes sont assez faciles à utiliser, mais les fonctionnalités et les fonctions diffèrent considérablement d'une plate-forme à l'autre, il peut donc prendre un certain temps aux collaborateurs pour comprendre pleinement le système.

Une dernière considération serait de savoir si vous préféreriez utiliserlogiciel open source ou logiciel propriétaire.Si vous avez un budget serré, le logiciel open source est la meilleure option, car ces packages peuvent être conçus gratuitement.La plupart de ces packages offrent les fonctions de base nécessaires, mais si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, il peut être dans votre intérêt pour opter pour un progiciel payant.