Comment choisir le meilleur système de paie?

Choisir le bon système de paie pour votre entreprise est un peu plus compliqué que beaucoup de gens le pensent.Selon l'endroit où votre entreprise est basée, il est nécessaire de se conformer à des réglementations gouvernementales spécifiques liées à la tenue des dossiers, ainsi qu'à la gestion du calcul des salaires et de la retenue des impôts d'une manière conforme aux réglementations.Il existe également d'autres fonctionnalités que vous pouvez trouver utiles avec votre système de paie et le niveau de service et le soutien qu'il fournit à vos employés.

La taille de votre entreprise est souvent un facteur clé lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur système de paie.Aujourd'hui, il existe des packages de logiciels open source qui sont conçus spécifiquement pour une utilisation par les petites entreprises, avec certains de ces packages, y compris le logiciel de paie de base.Des forfaits comme ceux-ci sont idéaux pour quelqu'un qui emploie seulement quelques personnes et a besoin d'une aide de base pour calculer les salaires de base, les heures supplémentaires et suivre les jours personnels, malades et de vacances avec une relative facilité.La plupart de ces forfaits open source peuvent également s'interfacer avec les agences de revenus aux niveaux national et étatique, ce qui facilite la maintenance des modifications fiscales qui ont un impact sur la retenue ou le calcul des taxes commerciales.

Pour les situations dans lesquelles un système de gestion de la paie devrait fournir plus que les bases, c'est une bonne idée de déterminer quelles fonctionnalités supplémentaires seraient utiles.Par exemple, vous voudrez peut-être un système de paie qui a la capacité d'imprimer les chèques de paie, ou peut-être même de gérer l'option de dépôt direct, si vous offrez ce service à vos employés.Un autre avantage d'un système plus avancé est la possibilité de préparer automatiquement des formulaires de revenus sur une base mensuelle qui peut être imprimée et envoyée aux agences d'État et nationales de revenu.Un système de paie de ce type peut minimiser le nombre d'heures nécessaires pour gérer ces fonctions, ce qui permet de détourner ces ressources vers d'autres aspects de l'entreprise.

Que le système de paie de base ou plus complet soit souhaité, il y a quelques aspects de base qui doivent toujours être pris en compte.L'un de ces aspects est la sécurité.Le système doit être livré avec des protocoles qui permettent de limiter l'accès aux données de paie.Certains systèmes adoptent ce que l'on appelle une approche de cafétéria, en ce sens que chaque utilisateur autorisé obtient des droits d'accès spécifiques à des informations particulières contenues dans la base de données de paie, mais pas à d'autres types de données trouvées dans le système.En plus de la sécurité quotidienne, les meilleures solutions du système de paie auront également des options de récupération de données disponibles, ce qui peut être utile en cas de catastrophe ou de corruption dans la base de données principale.

Les meilleures options de système de paie seront également quelque peu flexibles, dans la mesure où l'ajout d'employés ou le réorganisation des employés existants dans de nouveaux groupes départementaux est facilement géré.Si un système donné est susceptible d'être dépassé dans un an ou deux, cela ne vaut probablement pas votre temps ou votre argent.Allez avec quelque chose que vous pouvez utiliser à long terme, même si votre entreprise se développe à pas de géant.

Gardez à l'esprit que vous pouvez toujours choisir d'externaliser la paie, ce qui élimine la nécessité de maintenir un système de paie en interne.S'il s'agit d'une option viable, assurez-vous que le service préparera tous les formulaires nécessaires, met régulièrement à jour ses formules pour refléter les lois actuelles d'imposition et de retenue, et est capable de vous permettre d'accéder à vos dossiers de paie chaque fois que vous en avez besoin.Aujourd'hui, il existe de nombreux partenaires qui fournissent ce type de service à des tarifs que même les petites entreprises trouveront attrayantes.