Comment développer les meilleures directives d'approvisionnement?
À mesure qu'une entreprise ou une organisation se développe, la nécessité d'établir des directives d'approvisionnement devient plus importante.L'achat ou l'achat est la gestion de toutes les dépenses en services et biens.En tant qu'aspect de la gestion globale des entreprises, il s'agit d'une fonction centrale qui se rapporte directement à la maîtrise des coûts, à la réduction des dépenses et à l'augmentation des bénéfices.Bien que la plupart des gens s'associent aux achats avec de grandes entreprises et des accords de plusieurs millions de dollars, les directives d'approvisionnement peuvent aider chaque entreprise, grande et petite.
Le domaine de l'approvisionnement est si large qu'il est préférable de le diviser en processus commerciaux distincts.Les principales catégories sont les suivantes: la gestion des fournisseurs, les biens et services contractés, les conditions de paiement, les seuils et la ségrégation des tâches.En plus d'identifier les différents processus métier, il existe trois éléments qui doivent être achevés pour développer des directives d'approvisionnement: établir une structure et des rôles organisationnels, mettre en œuvre des contrôles comptables et définir la responsabilité et la responsabilité des processus d'approvisionnement au sein de l'organisation.
La méthodologie standardUtilisé pour élaborer des directives d'approvisionnement consiste à créer un dossier de fichiers pour les directives.Dans ce dossier de fichier, créez-en un pour chacun des principaux processus métier.Au fur et à mesure que les directives sont développées, créez les guides de processus pour les différents rôles et départements impliqués dans le processus.Incluez une section sur les rapports de surveillance et de gestion, ainsi qu'un document de flux pour l'examen de la haute direction.Toutes les directives doivent être examinées et discutées avec les domaines touchés et présentés à la haute direction pour examen.Après acceptation, la formation pour tous les utilisateurs est tenue de mettre en œuvre les directives.
Le premier élément à examiner est les rôles et les responsabilités des différents acteurs du processus d'approvisionnement.Identifiez l'OMS, quoi, où et pourquoi pour chaque transaction, et déterminez le point ou l'activité d'initiation.Par exemple, lorsqu'un département a besoin de fournitures de bureau, qui est responsable de ce processus?Comment décident-ils quel vendeur contacter?Quel est le montant maximum qu'ils peuvent dépenser et qui approuve cet achat?Ces questions sont toutes centrales pour l'élaboration de directives d'approvisionnement.
La comptabilité fournit une structure standard pour le suivi et la gestion des dépenses.L'utilisation de réquisitions d'achat, de bons de commande, de devis, de contrats et d'autres outils d'approvisionnement a tous un impact sur les fonctions comptables.Les contrôles comptables typiques se concentrent sur la réduction du risque de fraude, l'obtention du meilleur rapport qualité-prix, la réception des prix et des conditions négociés et les autorisations d'approbation.Ces éléments peuvent être gérés dans un système informatisé, mais ils doivent d'abord être définis dans les directives du processus métier.
La responsabilité et la responsabilité sont un moteur majeur de l'approvisionnement.La plupart des organisations se concentrent sur la valeur en dollars du bon de commande ou du contrat, mais peuvent ignorer le total dépensé sur une marchandise particulière.La détermination du poste approprié pour être responsable de la négociation avec le fournisseur et du traitement des bons de commande est une étape importante dans les directives d'approvisionnement.