Comment prendre les minutes de réunion?

Les procès-verbaux de la réunion sont un enregistrement écrit des principaux sujets couverts et des décisions prises lors d'une réunion.Lors d'une réunion officielle du conseil d'administration, le secrétaire du conseil d'administration est généralement responsable de l'enregistrement du procès-verbal de la réunion, qui sont ensuite considérés comme des documents juridiques importants.De nombreuses réunions commencent par un examen du procès-verbal de la dernière réunion, qui est placée en haut de l'ordre du jour de la réunion.Si les participants à la réunion conviennent que ces procès-verbaux reflètent avec précision ce qui s'est passé lors de la dernière réunion, ils sont officiellement approuvés lors de la réunion en cours.

Une personne responsable de l'enregistrement des procès-verbaux de la réunion notera souvent des points saillants au fur et à mesure qu'ils se produisent lors de la réunion, tels que les sujets importants ont été abordés, dont les déclarations et questions importantes ont été soulevées et par qui, et quels articles ou tâches sont venus de la part de laréunion et à qui ils ont été affectés.Ces notes, écrites en sténographie, sont ensuite tapées dans un document officiel, parfois par une personne autre que le NotEtaker, et le document est tenu comme un enregistrement des progrès de la réunion.La personne désignée par la prise de procès-verbaux de réunion enregistrera parfois également la réunion sur un magnétophone au lieu de ou en plus de prendre des notes à la main.La bande peut ensuite être connectée à un dictaphone afin de transcrire l'enregistrement dans un document officiel du procès-verbal de la réunion.

Un document de procès-verbal de réunion officiel commence généralement par indiquer le nom de l'entreprise ou de l'organisation;l'emplacement, l'heure et la date de la réunion;et une liste de personnes présentes pour la réunion (participants).Ensuite, le procès-verbal devrait indiquer paragraphe ou une forme de puces quels sujets ont été couverts lors de la réunion, écrits dans l'ordre dans lequel ils ont été discutés.Lorsqu'un point important est soulevé par un individu, le nom de cet haut-parleur doit être attribué au point tel qu'il est enregistré dans le procès-verbal.La paraphrase du point de l'orateur est généralement acceptable dans le procès-verbal de la réunion au lieu de citations textuelles.

Comme tout ce qui n'a pas été dit lors d'une réunion peut ou devrait être inclus dans le procès-verbal de la réunion, une bonne règle de base est de s'assurer que les décisions officielles prises et les résolutions adoptées par l'organisation sont maintenues la plus haute priorité.Tous les rapports financiers ou déclarations qui ont été présentés lors de la réunion, ou questions juridiques discutées, doivent également être incluses dans le procès-verbal de la réunion.