Comment rédiger une lettre de proposition?

Dans de nombreux aspects, la rédaction d'une lettre de proposition est comme tout autre type d'écriture d'entreprise.Une écriture claire, succincte et précise est importante pour tout document commercial.Les propositions commerciales, cependant, nécessitent des composants spécifiques, tels que la lettre de motivation de la proposition.La lettre de proposition, tout comme une lettre de motivation de CV, sert d'introduction polie à une proposition donnée.Utilisant la voix active, suivant l'étiquette d'écriture commerciale acceptée et montrant l'appréciation du temps limité des lecteurs est primordial pour une réponse réussie.

Souvent, lorsque les grandes organisations publient des demandes de projets multiples, la lettre de motivation de la proposition sert à informer le lecteur de la demande de proposition (RFP) à laquelle le document répond.S'il n'y a pas de rapport existant entre des professionnels ou des entreprises, une lettre de proposition agit à la fois comme une introduction et une opportunité de faire une bonne première impression.Lorsqu'une relation existe déjà, la lettre de motivation peut servir d'occasion pour compléter, exprimer l'appréciation ou étendre une bonne volonté continue entre les deux parties.

Si une relation existe entre les parties ou non, chaque lettre de proposition devrait suivre une étiquette d'écriture commerciale appropriée.Par exemple, le document doit être formaté avec des en-têtes appropriés, des marges soignées et une police ou une police standard.S'attaquer à la lettre au contact approprié et utiliser une salutation professionnelle acceptable pour la culture des clients est attendue.Des coordonnées incorrectes ou une salutation trop informelle peuvent faire la différence pour savoir si une lettre de proposition est lue ou jetée.

Mis à part l'étiquette appropriée, le ton d'une lettre de proposition est également important.Les approches formelles mais personnalisées fonctionnent généralement le mieux dans les cultures occidentales, avec certaines relations commerciales permettant un ton informel.Les cultures orientales préfèrent généralement, mais pas toujours, une approche formelle et professionnelle.S'il y a un doute sur le ton approprié, une approche formelle et professionnelle est la meilleure.

Bien qu'aucune lettre de proposition ne garantira l'acceptation, l'utilisation de la voix active et de l'écriture concise améliore les chances.N'utilisez pas deux ou trois mots, quand on suffira.Des phrases courtes et simples sont meilleures que des paragraphes longs et complexes.La voix active dépeint la clarté et la confiance, alors évitez les verbes «d'être» dans votre écriture.Évitez des phrases telles que «si vous le souhaitez» ou «vous préférez peut-être».Optez plutôt pour des verbes d'action solides et des appels directs à l'action.

Un contenu spécifique pour une lettre de proposition variera pour chaque projet et relation commerciale.Une erreur courante que les professionnels font par écrit la lettre de proposition de couverture consiste à remanier ou à résumer les informations contenues dans les documents d'accompagnement.Gardez à l'esprit que la plupart des professionnels sont limités à temps.Respectez le temps de vos lecteurs et ne restez pas simplement reformuler le contenu de votre proposition.Au lieu de cela, écrivez votre lettre avec une introduction en face à face à l'esprit: ce que vous diriez ou comment vous vous présenteriez en personne avant de remettre un document de proposition?