Quels sont les documents conformes?

Les documents conformes adhèrent aux termes et conditions associés à une lettre de crédit, permettant à une banque de publier un paiement à un vendeur au nom d'un acheteur.Les lettres de crédit sont utilisées dans les transactions commerciales, en particulier à l'international, pour faciliter le mouvement des fonds et offrir une certaine protection aux deux parties impliquées.Selon les conditions, lorsque le vendeur expédie les marchandises à l'acheteur et prépare la documentation, il peut être présenté à la banque pour le paiement.La banque examine ces documents pour déterminer s'ils sont conformes et publie un paiement.

Ce processus commence par un accord entre l'acheteur et le vendeur, qui comprendra une description détaillée des marchandises vendues.Ceci est utilisé dans la génération de la lettre de crédit, de sorte que la banque a quelque chose à comparer aux documents présentés par le vendeur.Lorsque la documentation est assemblée, elle doit être complète et elle doit correspondre à la description de la commande donnée à la banque par l'acheteur.Les écarts peuvent entraîner un rejet, et aucun paiement pour le vendeur.

Les banques ont tendance à être très prudentes lors de l'examen de la documentation, car elles souhaitent fournir une garantie à l'acheteur que le paiement ne sera pas émis pour une expédition erronée.Cela peut parfois entraîner des refus pour des raisons relativement mineures.Par exemple, un ordre textile peut décrire une couleur de tissu comme un «saumon» dans les documents envoyés à la banque, tandis que le vendeur le décrit comme «rose».La banque peut décider que la commande n'est plus conforme et elle retirera le paiement.

Avant que les vendeurs n'envoient un ensemble d'informations à la banque, ils peuvent vérifier les écarts qui pourraient amener une banque à rejeter le paiement.Les documents conformes devraient décrire l'envoi avec précision et correctement, sans falsifications.Les vendeurs peuvent consulter l'accord de vente original pour s'assurer qu'ils expédient ce que l'acheteur a demandé et pour vérifier les petites variantes qui pourraient causer un problème avec le traitement des paiements.Si la banque décide que le vendeur n'a pas soumis de documents conformes, il sera nécessaire de traiter à nouveau la transaction.

Le terme «documents conformes» est également utilisé de plusieurs autres manières.Les voyageurs doivent maintenir des documents conformes pour traverser les frontières, par exemple, avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour passer l'inspection des douanes.Ceux-ci peuvent inclure une photographie claire, des informations démographiques détaillées et des timbres et mentions appropriés.Les documents peuvent également devoir adhérer aux codes et protocoles établis par une agence afin d'être acceptés pour des activités telles que la demande de subventions.