Que sont les services de conférence?

Les services de conférence comprennent la réservation de conférences, de réunions ou d'autres événements, ainsi que la planification et la fourniture des services nécessaires au succès de ces événements.Les services de conférence sont également communément appelés gestion des réunions, gestion d'événements, planification d'événements ou marketing d'événements.Les gestionnaires de services de conférence sont également appelés planificateurs de réunion ou d'événements.Les services de conférence varient en fonction de l'événement, mais incluent généralement la budgétisation, les dispositions d'hébergement, la restauration et l'équipement et le soutien audio visuels.

Il existe deux grandes catégories de services de conférence: ceux gérés par les planificateurs de réunions en interne, et ceux gérés par troisième-Parneurs en partie.Les planificateurs de réunions internes sont des employés de l'établissement accueillant l'événement.Habituellement, le contact du groupe, le membre du groupe qui est chargé de prendre toutes les dispositions nécessaires, décidera à l'avance de quelle installation utiliser pour l'événement et contactera directement ses propriétaires.Un gestionnaire de services de conférence est ensuite attribué à partir de cette installation.Les sociétés extérieures ou tierces sont embauchées lorsqu'un groupe n'a pas de site particulier sélectionné.Le contact du groupe fournira une liste des exigences, et la société de services de conférence commencera à suggérer des installations appropriées et à agir en tant qu'intermédiaire entre le groupe et les sites.

Les services de conférence requis pour chaque événement incluent l'hébergement et la restauration.Pour cette raison, les conférences sont souvent hébergées par des hôtels avec des installations de conférence sur place.Ceux-ci comprennent généralement de grands et petits espaces de réunion, des laboratoires informatiques, une salle de bal et des capacités audiovisuelles pour les conférenciers ou les présentations.Les repas sont généralement traités par le service des installations de l'alimentation et des boissons.Ces services de conférence sont tous gérés par du personnel sur place et coordonnés par le directeur des services de conférence, qui prend tous les arrangements nécessaires lorsqu'ils sont informés par le groupe de leurs besoins.

Les responsables des services de conférence tiers proposent des suggestions pour un lieu pour la conférence, puis coordonnent tous les services supplémentaires s'ils ne sont pas offerts par cet établissement, tels que la restauration et les réservations d'hôtels.Ce type de planification des conférences est courant avec des groupes trop importants pour être hébergés par un seul hôtel, ou pour les groupes qui souhaitent qu'un tiers les aide à négocier le meilleur taux.Les services de conférence incluent également la planification de toute loisine que le groupe peut souhaiter pendant leur séjour.

Le choix d'un établissement de conférence est mieux accompli en examinant les besoins du groupe et ce qu'ils cherchent à accomplir pendant leur événement.Les conférences typiques comprennent des salons, des programmes de formation des entreprises ou des cérémonies de récompenses annuelles.De nombreux planificateurs de services de conférence de l'hôtel prévoient également des mariages ou de petits événements familiaux.L'objectif de l'embauche des professionnels des services de conférence est de s'assurer que tous les besoins des groupes sont satisfaits et que l'événement se déroule sans heurts sans se soucier des détails.