Que sont les minutes d'entreprise?

Les procès-verbaux de l'entreprise sont des notes documentées sur les questions discutées lors d'un type de réunion d'affaires.Les procès-verbaux de la réunion de ce type sont généralement préparés pour un large éventail d'événements tels que les réunions des actionnaires et des administrateurs.Les dossiers des entreprises de ce type sont généralement examinés et modifiés au besoin lors des réunions ultérieures, et font partie des dossiers permanents qui sont maintenus par la plupart des sociétés.

Un large éventail d'informations peut être inclus dans un ensemble de minutes d'entreprise.En règle générale, le détail inclus se concentrera sur l'enregistrement avec précision des discussions sur les différents sujets pertinents pour le fonctionnement de l'entreprise.Les exemples courants d'articles de ligne trouvés dans les procès-verbaux de l'entreprise comprennent la discussion, l'adoption ou la modification des plans et procédures d'affaires, l'élection et la reconnaissance de nouveaux officiers dans la société, et les décisions d'émettre ou de vendre des actions.Même des questions telles que des forfaits de restructuration pour les employés ou de divertir l'idée de vendre ou de fusionner l'entreprise peuvent être discutés lors de la réunion et documentés dans les procès-verbaux officiels.

Dans de nombreuses juridictions, les entreprises sont tenues par les lois pour maintenir les procès-verbaux d'entreprise de types spécifiques de rassemblements, tels que les réunions des actionnaires ou des administrateurs dans lesquelles les élections ont lieu.Même si les lois locales ne nécessitent pas que les minutes soient conservées à certains types de réunions d'entreprise, de nombreuses entreprises choisissent de le faire pour créer un historique continu de l'entreprise et s'assurer que des sujets et des discussions clés sont disponibles pour référence à des dates futures.Étant donné que les procès-verbaux de l'entreprise sont souvent considérés comme admissibles lors des audiences des tribunaux, s'assurer que les procès-verbaux sont exacts et approuvés par ceux qui assistent à la réunion sont très importants.

Il existe plusieurs approches différentes pour préparer les procès-verbaux de l'entreprise.Une approche implique la présence d'un individu formé comme enregistreur pour prendre des notes lors de la réunion réelle.Plus souvent aujourd'hui, la réunion est enregistrée des équipements d'enregistrement audio habituels, ce qui permet à un document texte de préparer à une date ultérieure.Certaines entreprises incluent même des données visuelles dans le procès-verbal, telles que l'inclusion d'une présentation de diapositives qui s'avère aux actionnaires, combinant du texte et des aides visuelles pour fournir une histoire plus complète de ce qui s'est passé lors de la réunion.

Avec une approche, un relevé de notes officiel est préparé et distribué aux membres du conseil d'administration ou aux actionnaires pour examen.Lors de la prochaine réunion prévue, les procès-verbaux de l'entreprise sont examinés et modifiés si nécessaire.Le processus réel de révision et de modifications de la réalisation peut être quelque peu assoupli, bien qu'il ne soit pas inhabituel pour certaines entreprises d'utiliser les procédures parlementaires, comme indiqué dans des œuvres telles que les règles d'ordre de Robert pour reconnaître, considérer et finalement approuver ou rejeter les suggestionspour les modifications ou les modifications lors de l'examen des procès-verbaux proposés.Une fois que les personnes présentes sont d'accord pour dire que les procès-verbaux sont complets et exacts, ils sont approuvés et font partie des dossiers officiels de la société.