Que sont les services d'impression gérés?

Les services d'impression gérés se réfèrent à l'externalisation de l'impression de documents ou à l'externalisation des machines d'impression de documents.Cela peut être organisé de plusieurs façons, notamment l'impression hors site, une zone d'impression centralisée sur place, plusieurs zones décentralisées sur place ou une combinaison des deux derniers.Les avantages des services d'impression gérés comprennent la réduction de la main-d'œuvre des employés et la réduction des coûts.

Lorsque la plupart des gens pensent aux services d'impression gérés, les machines qui viennent d'abord sont des copieurs et des imprimantes car ce sont les outils les plus souvent utilisés pour produire des documents imprimés.Selon la taille de l'organisation, il peut avoir besoin d'une imprimante ou de plusieurs, et peut avoir besoin de ces unités pour imprimer en couleur ou en noir et blanc.Il en va de même pour les copiers.Dans certains cas, des machines à double usage, ou même des machines polyvalentes qui intègrent des options telles que la numérisation ou le télécopieur, pourrait être le meilleur choix pour une entreprise.

L'achat de ces machines peut être extrêmement coûteux.Certaines entreprises trouvent plus rentable de louer les machines imprimées dont elles ont besoin.Plusieurs sociétés offrent ce type de service à des taux variables.

Que l'entreprise possède ou loue les machines, les copieurs et les imprimantes nécessiteront toujours un service régulier pour les faire fonctionner et peut également avoir besoin d'un service d'urgence pour des échecs ou des incidents spécifiques.Beaucoup des mêmes sociétés qui proposent des accords de location offrent également ces types de services, sur la base d'un contrat annuel ou multi-annuel.Ces contrats peuvent inclure l'offre d'un nombre défini de cartouches de toner par période et comprendront probablement un nombre défini d'appels incidents ainsi que des rendez-vous de service régulièrement programmés. L'utilisation de ces services sert à plusieurs fins.Les coûts de service en vertu d'un contrat sont généralement considérablement réduits par rapport aux tarifs facturés pour un seul appel en dehors d'un contrat.La plupart des contrats de services d'impression gérés spécifient une fenêtre dans laquelle la réponse de service doit être établie.Cela aide à réduire les temps d'arrêt de l'équipement.Le fait d'avoir une entreprise de services sur appel empêche également les employés qui ne connaissent pas l'équipement d'avoir à essayer de le faire reculer. Dans les grandes entreprises, les services d'impression gérés peuvent signifier une zone d'impression centrale sur place ou hors site.Cela peut inclure plusieurs copains ou imprimantes exploités par un personnel dédié.Ces centres peuvent également offrir des services supplémentaires tels que l'impression à grand format, la reliure et la coupe.Le plus souvent, ce type de centre est destiné à des emplois plus importants et est géré en conjonction avec un certain nombre d'imprimantes ou de copiers disponibles dans tout le bâtiment pour les petits travaux.