Que sont les procédures d'approvisionnement?
Toutes les organisations qui achètent des biens ou des services ont des procédures d'approvisionnement standard , les méthodes qu'ils utilisent pour acquérir ces choses.Ces procédures couvrent tous les aspects du cycle d'approvisionnement, y compris la sélection du fournisseur, les négociations de contrat, le placement des commandes et le paiement.Toutes les entreprises ont des procédures d'approvisionnement et elles sont utilisées pour contrôler l'activité des dépenses, garantir que les approbations appropriées sont en place et réduisent le risque de trop-payé.L'activité d'approvisionnement ou d'achat englobe toutes les activités de dépenses, à l'exclusion de la paie et représente souvent plus de 50% de toutes les dépenses.
La principale force motrice pour le développement de procédures d'approvisionnement est de contrôler toutes les dépenses.Les procédures réelles utilisées peuvent varier légèrement mais seront similaires.Un processus d'approbation approprié implique généralement une séparation des tâches et l'implication des cadres supérieurs pour les transactions qui coûteront plus cher qu'un prix spécifique.Une autre procédure d'approvisionnement standard consiste à limiter l'accès aux formulaires de bon de commande et à exiger l'autorisation signée d'un gestionnaire autre que la personne utilisant les marchandises.Cette séparation du bénéficiaire de marchandises et l'approbation sont conçues pour garantir qu'un membre du personnel supérieur est conscient de la commande et peut confirmer que les documents sont requis et seront utilisés à des fins appropriées.
Une autre procédure d'approvisionnement commune consiste à créer une courte liste de fournisseurs pré-approuvés pour des produits spécifiques.Les fournisseurs sont ajoutés à la liste par le biais d'un processus d'appel d'offres qui est effectué sur une base planifiée.Ce processus est conçu pour être transparent et pour offrir à l'entreprise l'occasion d'obtenir des rabais de prix, de respecter les normes de qualité et d'assurer la rapidité de la livraison.
Les risques pour une entreprise sans procédures d'approvisionnement appropriées sont des dépenses excessives, le fait de ne pas obtenir de bonne valeur et d'achat de fraude.Beaucoup de gens qui n'ont pas de formation en comptabilité ou en passation des marchés sont en train de ressentir les étapes impliquées dans une demande d'achat.Ces processus, cependant, sont conçus pour économiser du temps et de l'argent.
D'autres procédures d'achat communes incluent la définition de seuils de valeur qui déclenchent une activité d'approvisionnement différente.Par exemple, les achats qui coûtent plus cher qu'un certain montant peuvent nécessiter un bon de commande pour être approuvé par deux niveaux de gestion.Un bon de commande pour un prix beaucoup plus élevé peut nécessiter une proposition à émettre.
Dans certains cas, les entreprises pourraient être tenues de défendre leurs contrats d'achat.Si un vendeur qui a participé au processus d'appel d'offres estime qu'il n'a pas eu une occasion juste de rivaliser, une poursuite peut être déposée.Le droit des contrats est la source d'une grande partie d'activités juridiques, et les entreprises ayant de solides procédures d'approvisionnement sont au mieux pour défendre leurs décisions commerciales.