Quels sont les meilleurs conseils pour la documentation des processus métier?
La documentation du processus métier est le processus de création d'un enregistrement écrit des étapes associées à un processus ou une procédure métier spécifique.Une telle documentation aide à normaliser les procédures et à établir les meilleures pratiques.Des conseils pour créer des documents de processus clairs et efficaces incluent l'utilisation d'un langage facilement compréhensible, en faisant consulter plusieurs parties la documentation et la rédaction de documents détaillés et des feuilles de triche simplifiées.
De nombreuses entreprises créent une documentation de processus métier à des fins de formation.Cela signifie que de nombreuses personnes qui peuvent avoir des niveaux de compréhension très différents sont susceptibles de lire les documents.Afin d'assurer une efficacité maximale, les documents de processus devraient être facilement compréhensibles par quiconque est susceptible de les utiliser.
Les experts recommandent souvent d'écrire de tels documents en utilisant une langue équivalente à un niveau de lecture de neuvième année.Les écrivains devraient également éviter d'utiliser le jargon technique ou de l'industrie.Lorsque des acronymes ou des termes de l'industrie doivent être utilisés, ils doivent d'abord être clairement définis.Il est également sage d'inclure une liste de définitions lors de la création de documents de processus métier.
Bien que la documentation des processus métier est souvent complétée par une personne qualifiée pour développer de tels documents, il est important que d'autres examinent les documents avant qu'ils ne soient utilisés courants.Si la personne qui écrit la documentation n'est pas un expert du processus documenté, un tel expert devrait effectuer une revue afin de s'assurer que le contenu est techniquement correct.Les documents doivent également être examinés par au moins une personne qui ne connaissait pas complètement le processus afin que toutes les instructions ou étapes manquantes ne puissent être identifiées.
Les documents détaillés constituent une partie essentielle de la documentation du processus métier.Les documents expliquent toutes les étapes impliquées dans un processus et peuvent également fournir des informations supplémentaires, telles que les exigences du programme logiciel, les restrictions légales et les coordonnées pour diverses étapes.Bien que les documents soient essentiels à une explication complète du processus, ils peuvent être trop longs ou encombrants pour être utilisables quotidiencomme rappel une fois que la documentation du processus a été lue.Ces feuilles de triche devraient fournir un moyen facile de trouver des informations de base sur chaque étape.Il peut être judicieux de fournir la page ou le numéro de chapitre où les informations peuvent être trouvées dans la documentation complète afin que le lecteur ait une référence s'il a besoin de détails supplémentaires.De telles feuilles sont souvent présentées comme des graphiques de flux ou des contours.