Quels sont les meilleurs conseils pour la rétention des dossiers commerciaux?
Les entreprises grandes et petites sont souvent confrontées au défi de maintenir un système de rétention des dossiers commerciaux organisés.Généralement, les documents d'entreprise sont maintenus aux limites de temps locales ou régionales stipulées.Connaître les exigences de ce qu'il faut conserver et du temps considéré comme crucial pour avoir un système d'enregistrement adéquat.
La taille de l'entreprise détermine généralement la profondeur d'un système de rétention des dossiers commerciaux.Certains des documents commerciaux qui sont conservés comprennent les déclarations fiscales et les dossiers du personnel.Les dossiers financiers généralement entretenus par une entreprise sont les dépenses opérationnelles, les achats en capital, les reçus de vente et les actifs immobiliers.
Une entreprise devrait vérifier les exigences de rétention des dossiers commerciaux qui s'appliquent dans la compétence qui réglemente l'industrie de l'entreprise.Les exigences aux États-Unis pour la rétention des dossiers commerciaux liées à l'impôt sont que les documents d'entreprise sont conservés pendant au moins trois ans.Certaines exigences de revenus peuvent nécessiter de maintenir des dossiers financiers même après l'expiration du délai recommandé.
Les dossiers du personnel sont généralement conservés pendant au moins quatre ans.Ces dossiers et d'autres sont conservés dans un endroit sécurisé, en particulier ceux qui contiennent des informations privées sur les employés passés et actuels.Les dossiers complets du moment où les taxes sur la paie ont été déposées et payées sont généralement maintenues.
Dans la plupart des cas, les dossiers financiers sont conservés pendant au moins sept ans.Les déclarations des institutions financières, les listes d'inventaire et les états de revenu annuels sont quelques-uns des types de documents qui pourraient être inclus.La tenue de bons dossiers financiers pourrait minimiser l'exposition d'une entreprise aux questions juridiques.
Les entreprises peuvent également constater que le fait d'avoir un système de purge pour se débarrasser des documents commerciaux anciens ou non pertinents est bénéfique.Une politique pour un système de rétention des dossiers commerciaux pourrait aider à rationaliser le processus et à s'assurer que tous les employés suivent les mêmes pratiques.Il s'agit généralement d'une partie continue du processus de maintien de registres commerciaux adéquats. C'est généralement une bonne idée d'avoir un espace de stockage adéquat si les documents commerciaux sont conservés sur place.Il est également une pratique générale de conserver un fichier électronique de dossiers commerciaux.De cette façon, les documents pertinents sont toujours accessibles et l'entreprise peut éviter une fermeture au cas où un incendie ou une autre catastrophe détruit des documents commerciaux en papier. La plupart des entreprises pourraient choisir d'utiliser une société de gestion du stockage des enregistrements.Cela a le potentiel de libérer le temps de l'organisation pour se concentrer sur les questions liées aux entreprises, plutôt que sur la gestion de la rétention des dossiers commerciaux.Toute préoccupation possible concernant l'externalisation du système de rétention des dossiers commerciaux peut être réduite.Une entreprise réputée décrira généralement ses fonctionnalités de sécurité et ses pratiques pour maintenir les documents commerciaux.