Quels sont les meilleurs conseils pour l'étiquette de conférence téléphonique?

Une conférence téléphonique peut être légèrement plus difficile à exécuter qu'une réunion typique dans une salle de conférence;Il n'y a pas d'interactions en face à face, pas d'indices visuels à lire, et aucun moyen de savoir qui parle autre que la reconnaissance vocale.Lorsque vous participez à une conférence téléphonique, il est donc nécessaire d'exercer une étiquette appropriée de conférence téléphonique, qui implique tout d'où l'on se situe lors de l'appel à la façon de s'adresser aux autres participants à l'appel.Prêter une attention particulière à l'étiquette appropriée de conférence téléphonique peut aider l'appelant à éviter les faux pas embarrassants et à aider à une réunion fluide et efficace.

L'organisateur de l'appel devrait commencer la réunion à temps et avec des présentations tout autour.L'étiquette de conférence dicte que chaque personne sur l'appel doit être reconnue et introduite afin que tous les participants se familiarisent et puissent entendre mutuellement.Il peut être utile d'envoyer un e-mail ou de circuler autrement un programme de réunion à tous les participants avec les noms de tous les temps.La réunion devrait commencer à l'heure.En d'autres termes, une conférence téléphonique devrait être gérée tout aussi professionnellement qu'une réunion en face à face, et les organisateurs devraient être tout aussi bien préparés qu'ils le seraient en personne.

Adhérer à l'étiquette des conférences concernant le bruit de fond est peut-être l'aspect le plus important de l'appel lui-même.Il faut éviter de parler sur un téléphone portable, car la réception peut causer un problème de clarté et reprendre des bruits de fond distrayants.Chaque appelant doit participer à l'appel d'une pièce calme avec peu ou pas de distractions.Si vous prenez l'appel à la maison, il faut s'assurer qu'il ne sera pas interrompu par les membres de la famille, les animaux de compagnie ou d'autres interactions et bruits distrayants.Ces bruits peuvent distraire tous les participants et empêcher la réunion de progresser.Évitez également de créer des bruits inutiles, comme appuyer sur un crayon, mâcher de la nourriture ou se déplacer sur des chaises bruyantes.

Étant donné que personne sur la conférence téléphonique ne se verra, l'étiquette de conférence téléphonique dicte que chaque orateur s'identifie avant de parler.Cela évite la confusion entre le groupe d'appels et permet à chaque participant de prendre des notes précises sur ce qui a été dit et par qui.Une voix aléatoire parlant sans identification peut être troublante et déroutante pour les autres orateurs, et s'identifier à une conférence téléphonique s'apparente à établir un contact visuel lors d'une réunion en face à face.