Quels sont les meilleurs conseils pour la rétention des enregistrements électroniques?

La rétention des enregistrements électroniques n'est rien de plus que la mise en place d'un système pour sauvegarder des données importantes sur un lieu de travail, et la bonne nouvelle est qu'une grande partie peut être accomplie automatiquement sous la configuration appropriée.De nombreuses entreprises font l'erreur de sauvegarder leurs précieuses documents à plusieurs serveurs, ce qui pourrait créer des centaines ou même des milliers de fichiers en double qui prennent de la place et, finalement, ralentir le serveur.La même chose peut être dite pour les sauvegardes traditionnelles comme la paperasse et les disques compacts mdash; il n'a absolument aucun sens de maintenir des sauvegardes répétitives une fois qu'un système de rétention électronique sain est mis en œuvre.Un professionnel avec une expérience technologique Internet est normalement cherché à créer un tel système, et comme la sauvegarde en ligne fait normalement partie du progiciel de rétention des enregistrements électroniques, les informations doivent être protégées pour toujours.

Avant de mettre en œuvre un programme de rétention de dossiers électroniques, il est importantPour que les utilisateurs considèrent exactement ce qui doit être stocké à plusieurs emplacements.Par exemple, les fichiers commerciaux accessibles par de nombreux employés tout au long de la journée devraient être enregistrés sur chaque système informatique individuel, mais les fichiers traitant avec d'anciens clients ou des informations fiscales doivent être cachés en toute sécurité sur un ordinateur MainFrame car ce type de fichier est rarement nécessaire.Une autre fonction importante d'un programme de rétention des enregistrements électroniques est la possibilité de purger des fichiers inutiles après une certaine période de temps pour maintenir le réseau global aussi sans encombrement que possible.Non seulement ces tâches aident à rationaliser la vitesse à laquelle les informations peuvent être distribuées sur le lieu de travail, mais elle établit également des normes pour que chaque employé adhère à traiter les données de l'entreprise.

Un autre aspect essentiel de la rétention des enregistrements électroniques est de mettre en œuvre une automatiqueSauvegarde qui se produit à intervalles réguliers, et cette tâche peut être réglée pour s'exécuter chaque semaine, quotidien ou même à la minute lorsque cela est nécessaire.En plus de placer des fichiers sur un serveur centralisé, de nombreuses sociétés implémentent également des sauvegardes sur des disques externes, des disques distants ou un disque compact (CD) pour s'assurer que les données existent toujours dans deux emplacements indépendants distincts.Bien que pour beaucoup, ce processus ne semble pas nécessaire, une surcharge dans un circuit électrique pourrait effectivement effacer chaque disque dur au sein d'une entreprise.La sauvegarde en ligne est devenue particulièrement populaire car les données sont stockées dans une région géographique différente mdash; donc même si un événement catastrophique comme un ouragan ou une tornade détruisait chaque élément de matériel, les informations de la société resteraient toujours en sécurité.

Un autre aspect intelligent de l'électroniqueLa rétention des enregistrements est de vérifier physiquement que les sauvegardes ont eu lieu, en fait, car quelque chose d'aussi simple qu'un cordon Ethernet endommagé pourrait empêcher que les informations soient correctement enregistrées.De nombreuses entreprises supposent à tort que les sauvegardes automatiques sont à l'abri des accidents, mais ce n'est tout simplement pas le cas.Les individus doivent toujours vérifier que les données sont correctement sauvegardées au moins mensuellement ou chaque fois qu'un nouveau fichier ou un nouveau programme est mis en œuvre.