Quels sont les meilleurs conseils pour la rétention des enregistrements de paie?

Les exigences de rétention des enregistrements de paie varient considérablement d'une juridiction à l'autre, de sorte que les propriétaires d'entreprise devraient se familiariser avec les lois de leur région.Certains des documents qui peuvent être retenus concernent les taxes sur la paie, les avantages sociaux et les dossiers du nombre d'heures travaillées.Ils devraient également envisager de conserver des copies numériques et papier des enregistrements de paie.Si possible, les documents papier doivent être stockés dans une armoire à l'épreuve des incendies pour les empêcher d'être endommagés.

C'est une bonne idée de savoir combien de temps les archives de paie pourraient avoir besoin d'être conservés.Cela peut varier d'un pays à l'autre et est généralement régi par les agences de revenu locales.En règle générale, la plupart des dossiers doivent être conservés de quatre à dix ans après que les transactions se soient produites.

Les propriétaires d'entreprise devraient également déterminer quels dossiers de paie spécifiques doivent être conservés.Certains importants peuvent inclure des documents qui prouvent que certaines taxes ont été retenues au salaire des employés.Un individu pourrait également avoir besoin de conserver des dossiers qui montrent combien il a été payé et le nombre d'heures travaillées.Cette pratique de rétention des dossiers de paie peut aider à prouver que les membres du personnel ont été payés au moins le salaire minimum local, s'il existe.Il peut également aider à établir la conformité aux lois sur le travail des enfants, le cas échéant.

Les autres choix de rétention des dossiers de paie pourraient inclure les heures supplémentaires, les avantages sociaux, les salaires de vacances ou les salaires de maladie.Si l'entreprise contribue à un fonds de retraite ou paie une partie des primes d'assurance de ses employés, la documentation de ceci devrait également être économisée.Si les employés sont payés à la commission, un superviseur peut également avoir besoin de conserver les rapports de vente de l'entreprise.

Les copies numériques et papier des dossiers doivent être conservées.C'est pour qu'il y ait un fichier de sauvegarde dans l'événement qu'un ensemble d'enregistrements est détruit.Les enregistrements numériques doivent être conservés sur des périphériques de stockage amovibles, tels qu'un disque dur, un disque ou un disque flash, en plus de les avoir sur un disque dur informatique.Les copies en papier doivent être verrouillées dans une armoire ignifuge située dans une zone qui n'est pas sujette aux inondations, car cela peut aider à garantir la sécurité de ces documents.

La rétention des enregistrements de paie peut être une partie importante des opérations régulières de toute entreprise.Cela est normalement facile si le travail est suivi régulièrement.Économiser des documents de manière ordonnée et pour le temps requis peut permettre à un gestionnaire de chagriner beaucoup en cas d'audit ou de vente de l'entreprise.