Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi du bon de commande?

Il serait difficile de maintenir le contrôle des stocks ainsi que des coûts de produit sans un bon système de suivi des bons de commande.Les commandes d'achat peuvent être envoyées par la poste, télécopies, envoyées par courrier électronique ou simplement appelées au vendeur.Il existe des bons de commande électronique, généralement entre les entreprises, ainsi que le formulaire à usage unique, tels que ceux utilisés dans les magasins de détail.Certaines entreprises utilisent un bon de commande d'achat pour suivre les achats effectués pour certaines catégories de produits.Un système de suivi des bons de commande, quel que soit son format, doit être conçu pour fournir à une entreprise le plus d'informations pour prendre de bonnes décisions d'achat.

Un bon de commande est un document commercial qu'une entreprise d'achat envoie à une société de vente qui indique les produits,quantités et prix.Il s'agit d'un accord et d'une offre juridique pour acheter des produits et / ou des services.Le suivi de la commande d'achat est important pour le contrôle interne d'une entreprise.

Le formulaire de bon de commande doit afficher la date de commande et la date requise, la méthode d'expédition et le nom et l'adresse du fournisseur.Il doit également contenir le produit commandé, le coût de chaque article et le prix total.La taxe de vente doit également être incluse le cas échéant.La génération électronique de formulaires de bon de commande dans certaines sociétés peut également être liée à l'inventaire pour maintenir un équilibre entre produit.

La société doit d'abord savoir ce qui a été commandé.L'absence de ces informations peut amener l'entreprise à se retrouver avec trop peu d'inventaire et à ne pas être en mesure de répondre à la demande de ses clients ou trop d'inventaire, ce qui gaspille l'espace et diminue les flux de trésorerie.Un bon système de suivi des bons de commande permettra à une entreprise de voir instantanément ce qui a été commandé et de suivre l'état des commandes. Une entreprise qui utilise un système de suivi de commande d'achat réduit également la possibilité d'une fraude des employés.Par exemple, il est important d'avoir un numéro pré-attribué à chaque commande d'achat.Cela détourne la possibilité d'un employé commandant des marchandises à un fournisseur et en utilisant les produits pour des prestations personnelles. Souvent, une entreprise utilisera un système automatisé pour créer et suivre les bons de commande.De cette façon, l'entreprise peut maintenir un catalogue de produits qui peut être trié par le fournisseur, le produit et le prix.De plus, le système produira une base de données pour stocker une liste des stocks et mettre à jour constamment cette liste.Des logiciels sont disponibles qui créeront le formulaire de commande d'achat, gardent une trace des bons de commande en cours et terminés, et même analyser les tendances de l'achat pour aider à les négociations de prix avec les fournisseurs. Un système de suivi des bons de commande est centralisé les achats, ce qui évite la duplication.Un système électronique fournira également une base de données des fournisseurs et permettra un e-mail aux bons de commande pour éliminer les documents excédentaires.La gestion de la commande d'achat permet à l'entreprise de contrôler ses achats et de limiter la possibilité de vol.