Quels sont les différents types de logiciels de réceptionniste?
Il existe plusieurs types de tâches que le logiciel de réceptionniste peut effectuer.Il peut aider à organiser des messages, à garder une trace des employés et à gérer les appels entrants.Il existe également des suites de logiciels qui permettent à un utilisateur d'intégrer plusieurs de ces fonctions dans un seul package, et des programmes qui gèrent les fonctions de réceptionniste pour des industries spécifiques.
L'un des types les plus simples de logiciels de réceptionniste est les programmes qui organisent les messages et suivent la disponibilité des employés.Ces programmes permettent aux réceptionnistes de faire un enregistrement électronique de tous les messages entrants, y compris le moment de la livraison au destinataire.Ils peuvent également avoir des fonctionnalités de calendrier qui fournissent des informations actuelles sur l'emplacement des employés en plus de permettre aux réceptionnistes de prendre des rendez-vous pour d'autres.Certains programmes s'intègrent également à d'autres fonctions telles que les e-mails afin d'augmenter la capacité de livraison des messages.
Il existe également des types de logiciels de réceptionniste qui sont utilisés pour suivre et aider à l'utilisation du téléphone dans les entreprises où il existe un volume élevé d'activité d'appel.Ces produits se composent généralement d'un écran qui affiche des informations sur les appels et les outils pour les fabriquer.Les informations peuvent inclure le numéro actuel, les appels dans la file d'attente et les informations de base des clients.Les outils peuvent inclure tout ce qui peut aider à passer un appel, comme un clavier, la capacité de maintien et de raccrochage et l'identification de l'appelant (ID).
Le logiciel de réceptionniste qui aide un utilisateur à passer un appel peut également effectuer des fonctions pour d'autres lignes.Il peut vérifier si une ligne particulière est gratuite et transférer automatiquement l'appel ou l'envoyer dans la messagerie vocale.Cette capacité peut englober un ou plusieurs emplacements, selon la taille et la complexité de l'organisation.Certains produits permettent également des fonctionnalités multi-lignes, telles que la capacité de configurer et de modérer les conférences téléphoniques.
Certains types de logiciels de réceptionniste sont conçus pour gérer les défis d'une certaine industrie.Par exemple, il existe des produits pour l'industrie médicale qui ont des fonctions de traitement des documents des patients, d'envoi de rappels de rendez-vous et de gestion des options de libre-service pour les patients.Des fonctionnalités comme celles-ci sont destinées à automatiser certains des aspects les plus répétitifs du travail de réception dans un domaine particulier.
Quelle que soit sa fonction, la plupart des logiciels de réceptionniste auront une interface utilisateur graphique (GUI).Cela montrera souvent tous les outils disponibles sur un seul écran.Comment il est organisé et combien de fonctionnalités il y a varient considérablement selon les différents produits.Par exemple, certains types de logiciels montrent un appel ou une extension à la fois, tandis que d'autres montrent plusieurs extensions et leur statut sur un seul écran.