Que se passe-t-il dans un front office médical?

Certaines des tâches les plus courantes qui se déroulent dans un front office médical sont similaires à celles qui se déroulent dans d'autres types de bureaux avant.Ces tâches comprennent l'ouverture et la fermeture du bureau chaque jour, la réponse aux téléphones et l'organisation et le maintien d'un système de classement.Étant donné que le front-office et la salle d'attente d'une entreprise sont souvent côte à côte, il est facile pour le personnel administratif médical de gérer les tâches quotidiennes des tâches de front office comme l'enregistrement des patients, la collecte de factures et la planification de rendez-vous.Souvent, le front office médical s'occupe d'autres visiteurs, tels que le personnel de livraison et les représentants pharmaceutiques.Parfois, les réceptionnistes d'un front-office médical aident également les patients à naviguer de la salle d'attente vers une salle d'examen une fois qu'il sera temps pour leur rendez-vous.

Le personnel administratif médical, ou réceptionnistes, ouvrira et fermera le front office chaque jour.En règle générale, ces tâches comprennent l'ouverture du bureau au début de la journée et le démarrage de tous les systèmes nécessaires à la fonction appropriée du bureau.Ceux-ci peuvent inclure une activation des téléphones et une activité d'allumage et un démarrage des systèmes informatiques du bureau.Les réceptionnistes pourraient également être tenus de trier par courrier, d'obtenir des signatures du personnel approprié, de gérer la caisse enregistreuse et même de faire des dépôts bancaires.Habituellement, les réceptionnistes sont chargés de verrouiller le bureau à la fin de la journée.

Tout au long de la journée, les réceptionnistes du front-office médical aident les patients à s'enregistrer, ainsi qu'à prendre leurs paiements et à planifier des rendez-vous à venir avant de partir.Ils reçoivent également des appels téléphoniques, des horaires et des rendez-vous reprogrammés si nécessaire et vérifient les informations sur l'assurance maladie de chaque patient.Parfois, une réceptionniste peut avoir besoin de travailler avec une compagnie d'assurance maladie pour un patient pour déterminer quels services sont et ne sont pas couverts.

La plupart des cabinets médicaux abritent un certain degré de fichiers papier et électronique, et généralement le personnel du front office est chargé d'organiser de tels fichiers et de les récupérer si nécessaire.Ces documents peuvent inclure tout, des formulaires des patients aux recettes d'achat.Généralement, le personnel médical du front office est chargé de mettre en place de nouveaux dossiers de patients ainsi que de mettre à jour les dossiers actuels des patients et même la fermeture des dossiers des patients antérieurs.Parfois, les réceptionnistes doivent télécopier, envoyer par courrier ou envoyer autrement des dossiers à un autre cabinet médical.De nombreux bureaux médicaux gèrent les opérations de facturation, mais si le bureau est trop petit ou n'a pas l'équipement nécessaire, l'installation pourrait avoir un autre bureau distinct pour la facturation.

Bien que la majeure partie de ce qui se passe dans un front office médical soit directement liée aux patients, une bonne partie est dédiée aux autres visiteurs.Généralement, les réceptionnistes du front office sont chargés de gérer les livraisons, que ces livraisons soient des fournitures de bureau ou médicales.Le personnel administratif médical traite souvent des représentants pharmaceutiques également, bien que ces personnes finissent par parler avec des médecins et d'autres membres du personnel médical avant la fin des affaires.

Selon le système de cabinet médical, le personnel travaillant dans le front-office médical pourrait aider les patients à quitter de passer deLa salle d'attente de la salle d'examen.Parfois, les infirmières sont responsables d'appeler les patients de la salle d'attente.Si un bureau est particulièrement occupé, ou n'a pas assez d'infirmières à portée de main, la réceptionniste peut alerter un patient que son rendez-vous est prêt à commencer et à le diriger où aller.