Qu'est-ce qu'un record commercial?

Un enregistrement commercial est un document qui enregistre tout type de transmission commerciale.Les termes sont souvent utilisés pour englober tous les documents qui fournissent des antécédents sur les interactions avec les clients et les clients potentiels, ainsi que des enregistrements liés à des transactions spécifiques se produisant entre un fournisseur ou un fournisseur et un client.Le but de maintenir un dossier commercial est de pouvoir produire une documentation liée à une transaction spécifique et d'identifier la séquence exacte des événements qui se sont produits dans le cadre de cette transaction.De nombreux gouvernements exigent que les entreprises qui opèrent à l'intérieur de leurs frontières pour développer une stratégie de gestion des enregistrements qui maintient un large éventail de dossiers qui couvrent à peu près tous les aspects de l'opération commerciale.

Au sein d'une entreprise, un dossier commercial peut être lié à plusieurs fonctions différentes.Alors que de nombreuses personnes ont tendance à penser à ce type de document commercial comme ayant à voir avec les ventes réalisées aux clients, le fait est que le terme est également appliqué à un large éventail de documents.Cela comprend des documents de source comptable tels que les demandes, les bons de commande, les listes d'emballage, les factures et les paiements émis pour ces factures.Les contrats de travail et le dossier du personnel sont également considérés comme correspondant aux critères de base d'un dossier commercial, car ces documents présentent des transactions importantes dans la vie de l'entreprise.Même les mémorandums d'interface, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou des investisseurs et les communiqués de presse sont souvent considérés comme tombant dans la large catégorie d'un dossier commercial.

La fonction principale de tout dossier commercial est de documenter l'histoire derrière des événements spécifiques de la vie de l'entreprise.Par exemple, le dossier du personnel d'un employé fournira des données précieuses concernant l'embauche de l'individu, les attributions ou les mesures disciplinaires prises, les ajustements des salaires ou du salaire, et les circonstances entourant la démission ou la résiliation de l'emploi.Les dossiers de ce type protègent l'employeur

contre les réclamations de licenciement illégal ou d'autres types d'accusations qu'un employé peut apporter.Dans le même temps, le détail d'un dossier de personnel peut également travailler à l'avantage de l'employé si l'employeur n'a pas documenté certains événements ou prend des mesures qui sont en dehors de la portée des lois actuelles sur l'emploi.

Le maintien de dossiers précis est essentiel pour fournir des documents liés aux revenus générés, aux dépenses opérationnelles et à la préparation des déclarations de revenus.En cas d'audit, une entreprise avec une politique de dossiers commerciaux solide trouvera facile de produire des documents qui soutiennent les chiffres soumis aux retours.Cela facilite la vérification de chaque élément de ligne dans la déclaration de revenus et éviter l'imposition de frais tardifs et d'autres pénalités qui s'appliqueraient si l'entreprise ne pouvait pas fournir de documents pour sauvegarder ces chiffres.