Qu'est-ce qu'un enregistrement fonctionnel?
Un enregistrement fonctionnel, également appelé enregistrement opérationnel, est un document écrit qui dépeint les activités d'une entreprise et les événements environnants.Il enregistre des informations particulières dans un format spécifique mais n'est pas un enregistrement administratif.Ce type de document est le plus souvent créé au moment où l'activité se produit et est généralement considérée, rapportez leurs activités aux investisseurs et aux agences gouvernementales et évaluez les performances dans un contexte historique.Beaucoup de formulaires qu'une entreprise crée pour l'aider à tenir des registres est administratif, comme les feuilles de contact des employés.Ces formulaires documentent les opérations de bureau standard et les choses que les gestionnaires s'attendent à se produire régulièrement.
Souvent, les entreprises doivent capturer des informations qui ne sont pas administratives ou standard.Ces informations sont souvent uniques dans le temps, bien que la façon dont les informations sont enregistrées peuvent être uniformes.Pour documenter ces informations, l'entreprise utilise un enregistrement fonctionnel ou un enregistrement écrit de ce qui s'est passé, qui permet à l'entreprise de déposer un compte simultané et de récupérer les informations à l'avenir si nécessaire.
Il existe de nombreux types de dossiers fonctionnels.Peut-être que le moyen le plus simple de comprendre l'utilisation de ce type d'outil est d'examiner quelques exemples courants.Un rapport d'incident est un type d'enregistrement fonctionnel.Les entreprises exigent souvent que le personnel remplisse un rapport d'incident qui détaille exactement ce qui s'est passé si un employé ou un client est blessé dans les lieux ou bien qu'il s'est engagé dans l'entreprise.Cet enregistrement fonctionnel n'est rempli qu'en cas de besoin, mais il est essentiel car il documente les événements dans les mots des personnes impliquées, à proximité du moment où l'événement s'est produit.
Un autre type d'enregistrement fonctionnel est un formulaire de rétroaction client.Tous les clients ne rempliront pas un formulaire de rétroaction, et un client ne le fera généralement que lorsqu'il a quelque chose de spécifique à dire sur le service de jour en cours.Le formulaire de rétroaction est un enregistrement fonctionnel car il documente un événement unique qui s'est produit à un moment précis dans les mots de la personne impliquée.
Un billet de voyage est un enregistrement fonctionnel qui est rempli plus fréquemment.Souvent, une entreprise demandera à ses chauffeurs de remplir un rapport avec les détails d'un voyage chaque fois qu'un conducteur sort un véhicule de l'entreprise.De cette façon, si un gestionnaire doit répondre aux questions sur l'exploitation des véhicules survenue dans le passé, il a un compte rendu contemporain de l'activité préparée par le conducteur à examiner.
Les enregistrements fonctionnels peuvent fournir à une entreprise une protection contre la responsabilité.Les clients et les employés ont souvent des années pour intenter une action en justice contre une entreprise pour un certain nombre d'infractions civiles.Sans un dossier contemporain d'événements, il serait difficile pour une entreprise de prouver ce qui s'est passé exactement dans le passé.