Qu'est-ce qu'un bureau sans papier?
Un bureau sans papier est un environnement de travail qui fonctionne avec la plupart ou tous ses documents sous forme numérique, stocké électroniquement et facilement accessible.Il est basé sur l'idée que de nombreuses fonctions autrefois basées sur le papier des bureaux traditionnelles sont devenues numérisées.Alors que les ordinateurs devenaient omniprésents dans l'environnement de travail occidental, les leaders d'opinion ont commencé à envisager un lieu de travail où la réalisation d'une entreprise numérique non seulement rationaliserait non seulement le processus commercial, mais éliminerait également largement le besoin de papier.
L'idée de base qui sous-tend le bureau sans papier est que c'est que, dans la plupart des cas et dans la plupart des industries, les documents n'ont pas besoin d'être imprimés.Les contrats, par exemple, peuvent être créés dans un bureau, envoyés par courriel aux parties et signés électroniquement, chaque partie a fourni une copie certifiée conforme du document signé.Les plans peuvent être stockés et accessibles en ligne, avec des progrès de la construction suivis numériquement.Les restaurants peuvent rationaliser leurs opérations et minimiser les erreurs en numérisant leurs systèmes de commande des aliments.La plupart des entreprises effectuent au moins certaines de leurs transactions financières par voie électronique.
En plus de réduire simplement le volume de papier sur le lieu de travail, un avantage significatif de numériser les documents est que la version la plus récente est instantanément accessible à tous.L'accès à des informations précises et à jour est particulièrement cruciale dans les soins de santé, où les dossiers des patients ont traditionnellement été maintenus dans les fichiers papier à divers endroits.Le potentiel d'erreur est substantiel en fonction de ces fichiers.Certains patients, cependant, transportent leurs données médicales pertinentes sur un dispositif de stockage numérique qui est mis à jour chaque fois qu'ils visitent un professionnel de la santé.Ces dispositifs, reflétés par les enregistrements conservés dans une base de données centraux, sont une contribution majeure à la réduction des professionnels de la santé qui se rapportent sur le papier et de la vulnérabilité aux problèmes qui y sont associés.
Par rapport aux dossiers numérisés, le papier présente de nombreux inconvénients.Les documents papier nécessitent une durée importante du personnel pour la manipulation mdash;Créer des documents, puis les stocker et les récupérer.Le courrier ajoute une autre couche de temps et d'argent à la manipulation du papier.Les documents papier doivent également être stockés, qu'ils soient alphabétiquement ou par date de création, et le seul moyen de récupérer un document papier est de savoir comment il a été stocké.En outre, les gestionnaires sont parfaitement conscients qu'un document mal souillé est souvent un document perdu.
L'un des obstacles les plus importants au bureau sans papier est le facteur humain mdash;Autrement dit, la plupart des entreprises ont été traditionnellement orientées vers le papier, et il est difficile de changer de vieilles habitudes.Par exemple, de nombreux documents électroniques sont fréquemment imprimés et déposés simplement en routine.De plus, la sophistication et la capacité croissantes des imprimantes et des machines à copier permet d'imprimer des documents d'une qualité qui était auparavant disponible uniquement auprès d'imprimantes commerciales, mais à une fraction de leur coût.Cela a conduit à une frénésie d'impression mondiale;À partir du moment où le bureau sans papier a été articulé pour la première fois jusqu'en 2000, il a estimé que la production mondiale de documents papier de toutes sortes a doublé.Depuis lors, cependant, la sortie s'est stabilisée et a ensuite commencé à diminuer.
La mise en œuvre de bureaux sans papier pourrait produire des avantages environnementaux souhaitables.La production de papier contribue à la fois à la déforestation et à la pollution, en plus de la production de gaz à effet de serre qui exacerbe le réchauffement climatique.De plus, les encres utilisées dans la production de documents eux-mêmes peuvent contenir des composants nocifs qui, en volume, ont également un impact négatif sur l'environnement.
De nombreuses archives peuvent être numérisées et les entreprises qui mettent en œuvre des programmes sans papier comprennent la numérisation des enregistrements papier existants dans le cadre de ces programmes.De nombreuses entreprises ont constaté qu'elles ont stocké de nombreux enregistrements papier dont ils n'ont pas besoin, comme des copies de déclarations mensuellesenvoyé aux clients.En plus de réduire le volume de documents papier stockés, les organisations qui ont subi des programmes de numérisation ont été en mesure de refléter l'espace à des fins autres que le stockage de documents.