Qu'est-ce qu'un système d'information sur la gestion du personnel?

Un système d'information sur la gestion du personnel est un ensemble de procédures et de technologies appliquées que les travailleurs des ressources humaines utilisent pour suivre et organiser des données sur les employés d'une entreprise ou d'une organisation.Ces informations peuvent inclure les dossiers de paie, les documents fiscaux et les dossiers des prestations assignées telles que l'assurance maladie.D'autres informations sur les employés sont souvent conservées dans un système d'information sur la gestion du personnel pour les évaluations périodiques du rendement.Ces dossiers sont généralement des CV et des copies des certifications de l'industrie pertinentes.Ce domaine de gestion des ressources humaines implique à la fois l'utilisation d'un logiciel informatique et des pratiques de routine pour entrer et mettre à jour les données pertinentes.

Les entreprises avec un grand nombre d'employés ont souvent besoin d'un département distinct des ressources humaines (RH) pour tenir des registres précis de toutes ces informations.Travailler avec un système d'information sur la gestion du personnel nécessite à la fois une bonne compréhension de la technologie et une capacité à récupérer rapidement les données nécessaires.Un progiciel conçu pour ces tâches de ressources humaines se compose généralement de bases de données liées contenant différents ensembles d'informations.Une base de données peut contenir des enregistrements des chèques de paie émis liés à une autre base de données avec des informations sur les taxes retenues, par exemple.Le personnel RH est chargé de maintenir ces informations sur la main-d'œuvre à jour et exactes.

En plus de maintenir régulièrement les données dans un système d'information sur la gestion du personnel, le personnel RH doit également effectuer des requêtes spécifiques qui récupèrent certaines informations.Selon le type de système installé, ils peuvent interroger ces informations avec des commandes telles que celles du langage de requête structuré (SQL) ou un langage de programmation de base de données similaire.D'autres types de logiciels de gestion des ressources humaines ont des interfaces utilisateur graphiques avec des fonctionnalités pour créer et stocker des formulaires, des tables, des graphiques et des rapports.Lorsqu'un responsable du personnel souhaite conserver des copies numérisées des curriculum vitae des employés et des documents similaires, le système d'information comprend souvent la capacité de reconnaissance des caractères optiques (OCR) pour créer des copies électroniques consultables.

Un système d'information sur la gestion du personnel joue également un rôle important dans les entreprises d'embauche et de licenciement.De nombreuses entreprises utilisent les fonctionnalités OCR de ce type de programme pour scanner des curriculum vitae pour les mots clés désignés.Les candidats dont les CV ont des correspondances de mots clés ont souvent de meilleures chances de recevoir une invitation d'entrevue.Certaines entreprises utilisent cette technologie pour suivre et enregistrer les nouvelles certifications que les employés terminent, en particulier celles qui comptent comme une formation rémunérée.Les travailleurs qui peuvent avoir besoin de mesures disciplinaires ou de conseils ont également fréquemment des enregistrements de ces informations conservés dans leurs dossiers électroniques du service RH.