Qu'est-ce qu'un audit d'impression?
Un audit d'impression est généralement réalisé par de grandes organisations en prévision d'une demande de services d'impression pour la proposition ou le renouvellement du contrat.L'objectif principal d'un audit d'impression est de collecter des mesures sur l'utilisation actuelle de l'imprimante, différentes méthodes d'accès aux ressources d'impression et de déterminer le total des coûts opérationnels associés aux activités d'impression.Le terme audit est généralement associé à une revue financière détaillée.Cependant, l'objectif principal de tout audit est que les professionnels impartiaux collectent des informations et fournissent un rapport officiel pour aider à la prise de décision au niveau exécutif.
La portée d'un audit imprimé doit être clairement définie au début du processus pour s'assurerune réponse viable.La définition d'une fonction d'impression ou d'un travail connexe est essentielle, car les hypothèses peuvent entraîner des conclusions défectueuses.Par exemple, un audit d'impression peut inclure des photocopies, une analyse électronique de documents et des travaux d'impression ou un mélange de ces options.Dans d'autres entreprises ou industries, l'impression peut inclure tous les fournisseurs d'impression externes ou contrats pour des articles tels que des brochures, des brochures et des articles connexes.
La première étape de tout audit d'impression consiste à collecter des mesures d'utilisation.Toutes les imprimantes ont un compteur de copie et les unités numériques stockent ces informations par voie électronique.Certaines imprimantes sont connues sous le nom d'unités multifonctionnes et ont la capacité d'imprimer, de scanner et de photocopier.Les métriques de chacune de ces tâches sont stockées séparément.Les unités qui ont des options de couleur et de noir et blanc séparent également ces deux tâches pour une plus grande précision.
Un audit d'impression complet doit inclure des informations sur la façon dont les ressources d'impression sont accessibles.Il existe souvent plusieurs processus au sein de la même organisation, et cela peut être basé sur les types de services accessibles.Par exemple, un bureau moderne a une imprimante entièrement en réseau qui est généralement partagée par un groupe de personnes.D'autres installations peuvent avoir des imprimantes individuelles situées à chaque poste de travail.De grands travaux d'impression ou des demandes spéciales peuvent être envoyés à une liste sélectionnée de fournisseurs ou une sélection au hasard dans l'annuaire téléphonique.
Le coût d'exploitation total pour toutes les activités liées à l'impression est une partie essentielle de tout audit d'impression.Ces informations doivent inclure les coûts de l'équipement fixe, les consommables, les services de réparation, les coûts d'impression externes, l'électricité et les exigences de l'espace.Pour la plupart des entreprises, le coût total de l'activité d'impression est assez élevé et est un endroit idéal pour introduire des mesures d'économie.Lors de la mesure des coûts d'exploitation totaux, le temps du personnel dédié à la maintenance et au soutien de ces unités doit également être inclus.