Qu'est-ce qu'un système de gestion des processus?

Un système de gestion des processus est une méthodologie généralement utilisée pour planifier, surveiller et gérer un processus métier.Le terme gestion du processus est utilisé pour expliquer toutes les étapes suivis pour mieux comprendre les exigences du client et déterminer le moyen le plus rentable de répondre à ces besoins.Il est important de noter qu'un système de gestion de processus peut être soit une série d'étapes et de tâches, soit un système de logiciel informatique.Quel que soit le type de système, il existe une série de tâches et d'étapes spécifiques qui doivent généralement être terminées.

Chaque système de gestion des processus implique généralement six tâches, qui doivent être effectuées dans l'ordre.La première tâche consiste à définir le processus, à comprendre les besoins du client, ainsi qu'aux risques et défis pour l'organisation pour répondre à ces besoins.Un processus clairement défini est généralement essentiel car l'équipe d'analystes commerciaux reviendra continuellement à cet élément pendant la durée du projet.

La visualisation du processus idéal est la prochaine tâche.Ce processus nécessite une compréhension claire du processus, des normes de l'industrie, des réglementations gouvernementales et de toute autre règle qui régissent le processus métier.En plus de comprendre les exigences tierces, la structure actuelle de l'organisation et tous les systèmes déjà en place doivent également être pris en considération.d'un système de gestion des processus facilitera les opérations commerciales.Plus précisément, les informations sur le taux de roulement, le temps de traitement, le temps de réponse du client et tout retard ou goulot d'étranglement doivent être documentés.Ces valeurs seront mentionnées par la mise en œuvre du système de gestion des processus et doivent être utilisées après la mise en œuvre de toutes les modifications pour évaluer le succès du processus.

Des contrôles internes sont requis dans n'importe quel processus, et les contrôles actuels doivent généralement être documentés.Lorsque vous utilisez un système de gestion de processus, il est essentiel d'inclure le développement et la mise en œuvre de contrôles internes dans le système.Ces contrôles sont nécessaires pour gérer l'accès, fournir des sentiers d'audit et pour soutenir l'organisation.

Lors de la mise en œuvre d'un système de gestion de processus, il existe deux types de rapports qui sont développés.Les rapports d'activités sont fournis à chaque étape et distribués aux parties prenantes et aux propriétaires de processus commerciaux.Le but de ces rapports est de tenir chacun informé de l'état du projet et de documenter toutes les informations apprises dans le processus.Le deuxième type de rapport est basé sur les transactions survenant, les problèmes identifiés, les taux de roulement et d'autres valeurs généralement utilisés pour mesurer les performances.