Qu'est-ce qu'un système d'approvisionnement?

Un système d'approvisionnement est généralement un système informatisé conçu pour gérer le processus d'approvisionnement.L'approvisionnement est un terme utilisé pour décrire l'activité d'achat d'une entreprise ou d'une organisation.Il existe deux principaux types de systèmes d'approvisionnement: l'approvisionnement électronique et l'approvisionnement standard.Les deux types de systèmes sont largement disponibles et sont souvent inclus dans une planification des ressources d'entreprise (ERP) ou un produit logiciel comptable.

Bien que les fonctionnalités fournies varient selon les logiciels, un outil d'approvisionnement typique comprend des réquisitions d'achat, des bons de commande, des reçus de marchandises et une facturetraitement.En plus de ces exigences de base, la plupart des systèmes incluent un éventail d'outils de déclaration.Les processus d'approbation, les contrôles et les outils de gestion des fonds intégrés sont généralement de série dans les plus grands produits.

Le principal concept d'achat est que la planification avancée, la planification et l'achat de groupe entraîneront des économies de coûts, un fonctionnement plus efficace et donc une rentabilité accrue.Un système d'approvisionnement est utilisé pour gérer ce processus, offrant un délai d'exécution pour les factures, le suivi des dépenses totales par type de matières premières, ainsi que des engagements financiers et la gestion des flux de trésorerie.La mise en œuvre complète d'un système d'approvisionnement entraîne généralement des modifications importantes du processus métier existant, car le système nécessitera que certains contrôles et procédures internes seront en place.

Un système d'approvisionnement électronique est également connu sous le nom de produits électroniques.Ce terme est utilisé pour décrire des logiciels qui permet aux acheteurs d'accéder aux catalogues des fournisseurs via Internet, ainsi que pour accepter les factures électroniques.Les acheteurs sélectionnent leurs matériaux, indiquent les comptes à facturer pour l'achat et créent un bon de commande dans le système de comptabilité.Toutes les activités liées aux achats sont terminées dans le système électronique, la réduction des documents et l'efficacité croissante.

Le traitement électronique des factures permet aux entreprises sélectionnées de rationaliser davantage l'examen et l'approbation des factures.Les données sont ensuite acheminées via une série d'approbations en ligne avant d'être traitées pour le paiement dans le système comptable.Ce type de système d'approvisionnement est très populaire dans les grandes entreprises, où des contrats d'approvisionnement sont en place pour gérer l'activité de dépenses.Pour ces entreprises, la réduction du temps du personnel pour le traitement des factures offre un excellent retour sur investissement.

Un système d'approvisionnement standard est entièrement intégré au progiciel comptable utilisé par l'organisation.Toutes les activités d'achat sont suivies et gérées via ce module, permettant à l'entreprise de contrôler les dépenses et de suivre les opportunités pour des économies plus importantes.Les rapports, l'analyse et les contrôles internes sont tous intégrés dans ce type de logiciel et sont conçus autour des meilleures pratiques.La mise en œuvre d'un système d'approvisionnement est l'un des moyens les plus simples d'améliorer l'efficacité opérationnelle.