Qu'est-ce qu'une proposition de projet?
Les propositions de projet sont des documents conçus pour présenter un plan d'action, décrire les raisons pour lesquelles l'action est nécessaire et convaincre le lecteur d'être d'accord et d'approuver la mise en œuvre des actions recommandées dans le corps du document.Dans de nombreux cas, le document est rédigé en réponse à une demande de proposition (DP) émise par un client actuel ou potentiel.Cependant, un document de ce type peut également être prêt à servir un objectif interne, en particulier lorsque quelqu'un au sein de l'entreprise a une idée de la façon de rendre l'entreprise plus rentable ou efficace et a besoin d'autorisation et de soutien pour mettre en œuvre l'action.
Dans toute situation, une proposition de projet sera clairement organisée afin que les lecteurs puissent suivre une progression logique de la pensée à la conclusion.De nombreux exemples de propositions offrent une directive de base qui peut aider même les novices à se lancer dans la rédaction efficace des propositions.Les lignes directrices identifient généralement cinq composantes ou sections clés de toute proposition de projet: l'introduction, les antécédents, la stratégie, la budgétisation ou le financement et les résultats.
Avec la section d'introduction d'une proposition de projet, l'idée est de dire aux lecteurs de quoi parle le projet et pourquoi il vaut la peine de prendre le temps de considérer le projet en premier lieu.Essentiellement, cette section sert à valider le temps et les efforts consacrés à la présentation des données ainsi que le temps nécessaire pour lire et considérer les mérites et la faisabilité du projet lui-même.L'introduction n'est pas le lieu de présentation des écrous et des boulons du projet, seulement pour établir son potentiel et cultiver suffisamment d'intérêt pour encourager le lecteur à en savoir plus.
Le contexte exposé les points de base de l'introduction, citant souvent des raisons spécifiquesPourquoi le plan de projet est bon, basé sur les données historiques, les projections des besoins et des performances futurs, et les circonstances actuelles de l'entreprise.Le contexte aide à construire le cas de la façon dont le projet peut répondre aux besoins qui sont apparus en raison des actions passées tout en anticipant les besoins futurs et en les répondant en temps opportun.Pour la plupart, la section des antécédents établira fermement que quelque chose doit être fait et ouvrira la voie à apprendre comment quelque chose peut être accompli.
Avec la section stratégie de la proposition de projet, l'objectif est de décrire toutes les procédures nécessaires pour réussir le projet.Souvent, la stratégie aide à définir des objectifs à court et à long terme pour le projet, explique comment accomplir systématiquement chaque étape et quel type de rendement peut être attendu de l'effort.Ici, le lecteur commence à avoir une idée de l'importance du projet et du potentiel qu'elle a pour aider l'entreprise à mieux utiliser les ressources disponibles tout en se positionnant pour l'avenir.
La section budgétaire remonte à ce que la plupart des décideurs doivent savoir avant d'approuver tout projet: quel est le coût impliqué dans la mise en œuvre de la proposition de projet.Dans cette section, les détails doivent être sauvegardés par des faits et des chiffres bien recherchés et couvrent tous les aspects imaginables du financement nécessaires pour lancer et maintenir le projet au fil du temps.De nombreuses propositions échouent ici, en raison du manque de détails et des preuves à l'appui des détails inclus.
Enfin, la proposition de projet indique le résultat de la mise en œuvre du projet.C'est la section où tous les avantages sont clairement énoncés.Les avantages peuvent inclure des éléments tels que la réduction des coûts d'exploitation, l'augmentation du profil public de l'entreprise, la génération de plus de ventes ou l'augmentation des bénéfices en raison de l'utilisation plus efficace des ressources disponibles.Comme pour les détails du budget, il est important que chaque avantage nommé puisse être pris en charge par d'autres données afin d'être sérieusement pris en considération.
La rédaction d'une proposition est parfois plus facile lorsqu'une DP officielle est fournie.Souvent, la RFP disposera de la baseLa structure de la proposition, fournit des indices inestimables sur des informations spécifiques qui intéressent le client potentiel et définissent l'ordre dans lequel les données sont présentées.Lorsqu'une DP est fournie, il est essentiel de suivre les spécifications du document à la lettre.Sinon, la proposition sera annulée et l'un des autres fournisseurs qui a suivi les dispositions de près se verra attribuer l'entreprise.