Qu'est-ce qu'une lettre de motivation de la proposition?

Les lettres d'accompagnement de proposition sont des lettres professionnelles qui sont remises à des clients potentiels, ainsi que des propositions commerciales terminées.Les meilleurs exemples d'une lettre de motivation de la proposition sont brefs, personnels mais professionnels, et aident à encourager un renforcement des relations entre le répondant et le destinataire.Il existe plusieurs éléments de base qui se trouvent toujours dans ce type de lettre, ainsi que quelques erreurs courantes à éviter.

Une erreur que de nombreux professionnels font est de l'utilisation de la lettre de motivation de la proposition comme moyen de résumer le contenu de la proposition.Étant donné que de nombreux modèles de propositions incluent un résumé à la fin du document, cela n'est pas nécessaire.En fait, y compris ce type de détail dans la lettre de motivation crée une situation où le destinataire doit lire les mêmes informations à plusieurs reprises, un facteur qui pourrait avoir un impact négatif sur le processus d'évaluation.

L'une des choses les plus importantes à garder à l'esprit lors de la rédaction d'une lettre de motivation de la proposition est de le garder bref.Un corps de trois à quatre paragraphes courts est suffisant.La définition de ce type de limite vous assurera de garder l'intégralité du texte sur une seule page, évitant ainsi l'erreur d'envoyer ce qui équivaut à une mini-proposition avec le document principal.

L'ouverture de la lettre de motivation de la proposition devrait être brève.Utilisez le premier paragraphe pour remercier le destinataire de vous avoir permis de participer au processus de proposition de soumission.Il est également approprié de verser un compliment à la structure de la demande de proposition ou de DP, que vous avez été fourni à utiliser comme lignes directrices pour la proposition et le processus de soumission.Généralement, cela peut être accompli en trois à quatre phrases sans faire trop de remerciements.

Votre prochain paragraphe peut inclure quelque chose de personnel, mais toujours professionnel.Si la proposition est soumise à un client existant, mentionner le montant que vous avez apprécié de travailler avec le client dans le passé est approprié.Dans les cas où la proposition se rend dans une entreprise que vous n'avez jamais fait d'affaires auparavant, concentrez votre attention sur les relations de travail qui ont été établies par le biais de conversations téléphoniques, de courriels et de tout autre contact que vous avez eu avec votre principal point de contactPendant la rédaction de la proposition.Cela peut aider à empêcher la lettre d'être trop au sec, tout en évitant l'erreur de devenir trop personnel.

Pour fermer votre lettre de motivation de la proposition, énoncez vos attentes pour l'avenir.Cela peut inclure le fait que vous attendez avec impatience de gagner l'entreprise et de profiter d'une longue relation de travail avec le nouveau client.Ce paragraphe doit démontrer sa confiance dans la qualité des biens ou des services que vous offrez, mais ne jetez aucun type d'aspersions sur vos concurrents.Gardez l'accent sur la quantité de bien que vous pouvez faire au client, pas à quel point vous êtes mieux que tout le monde.

N'écrivez jamais votre lettre de motivation de la proposition jusqu'à ce que la proposition elle-même soit terminée.En effet, vous pouvez avoir une ou deux dernières minutes d'interaction avec le destinataire qui influencera le ton et le contenu de votre lettre.En tout état de cause, assurez-vous toujours que la structure de votre lettre est conforme à ce que vous savez sur la culture d'entreprise du destinataire et choisissez vos mots en conséquence.Garder ce facteur à l'esprit est un moyen subtil d'exprimer votre respect pour la façon dont ils font des affaires sans sembler condescendant ou trop expressif avec les compliments.