Qu'est-ce qu'une évaluation de proposition?
Une évaluation de la proposition est un processus en cinq étapes utilisé pour fournir un examen équilibré et impartial d'une proposition commerciale formelle.Ce type de processus se trouve le plus souvent dans les services d'approvisionnement ou de gestion des contrats de grandes organisations ou sociétés.L'objectif principal d'une évaluation de la proposition est de s'assurer qu'un processus équitable et transparent est utilisé pour sélectionner la soumission gagnante.Ceci est très important, car les propositions sont souvent nécessaires pour des projets ou des dépenses coûteux.
Les cinq étapes utilisées dans l'évaluation des propositions sont les suivantes: Formez une équipe pour examiner les soumissions, assurer la conformité aux exigences de soumission, examiner les réponses par rapport aux détails du document d'appel d'offres, attribuer un poids à chaque catégorie et marquer chaque soumission.La proposition avec le score le plus élevé est le soumissionnaire retenu.Une fois la sélection effectuée, toutes les sociétés qui ont soumis une proposition sont informées des résultats.Les entreprises infructueuses ont le droit de déposer une poursuite si elles estiment que le processus était biaisé ou enfreint le droit des contrats.
La première étape d'un processus d'évaluation des propositions consiste à former une équipe interne qui sera responsable de l'examen des soumissions.L'appartenance à l'équipe doit être basée sur une expertise dans le processus pertinent, l'expérience connexe et une compréhension ferme du processus d'approvisionnement.Dans certaines organisations, cette équipe est impliquée dans la création de la demande de proposition (DP) ou du document d'appel d'offres qui est distribué aux fournisseurs potentiels.D'autres entreprises pourraient décider que deux équipes distinctes suppriment la possibilité de conflit d'intérêts et d'interférence avec la sélection finale.
Typiquement, un agent d'approvisionnement ou un coordinateur de la DP examine toutes les soumissions pour garantir une conformité complète avec toutes les exigences.Il s'agit purement d'un chèque administratif pour s'assurer que toutes les offres ont été reçues avant la date limite, tout paiement requis a été traité et qu'aucune pages ou documents ne manquent.Une fois ce chèque terminé, des copies des propositions sont faites pour chaque membre de l'équipe d'évaluation.
Les membres de l'équipe commencent sur la nouvelle étape de l'évaluation de la proposition en examinant chaque réponse individuelle et en la comparant au DP ou au document de spécification.Le but de l'examen est de déterminer si la proposition aborde tous les éléments de la DP.Les éléments qui manquent sont parfois signalés au coordinateur de la DP, qui fait suite à l'entreprise pour vérifier si l'omission est une erreur de bureau, mais dans de nombreux cas, aucun suivi n'est effectué.
Selon la structure de l'équipe,Un poids est attribué à chaque section de la DP.Certaines entreprises prennent ces décisions en tant que groupe, et d'autres permettent à chaque membre de l'équipe de porter un jugement indépendant.Le poids total doit augmenter jusqu'à 100 et les catégories doivent être basées sur les exigences réelles de la DP.Bien que certaines entreprises attribuent du poids à la qualité de la soumission réelle, beaucoup ne le font pas, car cela accorde essentiellement des points pour soumettre une proposition.
La dernière étape de l'évaluation de la proposition consiste à attribuer un score.Chaque membre de l'équipe prend une décision indépendante et soumet son tableau de bord au coordinateur de la DP, qui totalise ensuite les réponses et détermine la proposition réussie.Tout ce processus devrait être transparent et défendable devant un tribunal comme impartial et équitable.