Qu'est-ce qu'une demande de proposition (DP)?

Communément appelé DP, la demande de proposition est un document utilisé par de nombreuses organisations pour recevoir des offres de services ou de biens de fournisseurs potentiels.La structure exacte d'une DP variera d'une situation à l'autre.Cela signifie que la formule pour rédiger une demande de proposition dépendra beaucoup de la culture de l'entité qui publie la demande et ce qu'ils espèrent apprendre des réponses.Voici quelques exemples d'éléments qui se trouvent dans de nombreuses demandes de proposition, quelle que soit l'industrie ou l'organisation impliquée.

Comme pour de nombreux efforts de rédaction d'entreprises, une demande appropriée de proposition commencera par indiquer le but du document.Cela peut généralement se résumer en quelques phrases et permet aux demandeurs ou aux parties invités à soumettre une proposition formelle pour savoir exactement ce que l'entité émettrice recherche en mode de services ou de biens.Même les formats les plus décontractés pour une DP comprendra des informations de cette nature.

Tout en indiquant le but ou la raison de la DP, il n'est pas inhabituel que certaines informations générales sur l'entité soient incluses.Les informations fournissent généralement des détails limités sur la taille de l'entreprise, le nombre d'emplacements actuellement maintenus et les plans immédiats d'expansion qui pourraient avoir un impact sur les réponses des candidats.Habituellement, le détail n'est pas destiné à être complet.Cependant, il suffit généralement de permettre aux candidats de mener des recherches par eux-mêmes afin d'élargir leur compréhension des besoins de la partie qui publie la demande de proposition.

Dans la structure, une demande de proposition peut être très large ou très détaillée.Certaines demandes ne sont pas plus d'une page et ne comprennent que des directives générales pour la soumission, telles que quelques domaines spécifiques à aborder, comment soumettre la proposition finie et la date à laquelle toutes les propositions sont dues.D'autres RFP fournissent des sections spécifiques et un format qui doit être suivi sans échec.

Il y a des avantages à ces deux approches pour formater la demande de proposition.Le format large garantit que les informations nécessaires seront contenues dans le corps de la réponse, mais permet à l'entité de se faire une idée de la façon dont chaque candidat se présente lorsqu'il est accordé beaucoup de latitude dans la réponse.En revanche, un format hautement structuré indique au demandeur exactement comment organiser des données d'une manière qui a certainement un sens pour l'entité émetteur.Dans le même temps, la structure complète permet de comparer littéralement les réponses de plusieurs répondants côte à côte, en descendant la liste des articles un par un.

Selon le type de service ou les marchandises impliquées, la demande de proposition peut contenir des exemples de scénarios qui illustrent ce dont le créateur de la demande a besoin d'un vendeur dans les situations de routine et d'urgence.Par exemple, si la DP est pour les services de téléconférence, l'initiateur peut souhaiter savoir si le fournisseur peut garantir la disponibilité d'un nombre particulier de ports ou de lignes même pendant les périodes commerciales de pointe.Le fournisseur peut également résoudre des problèmes spécifiques tels que la mise en œuvre d'un réseau de support à utiliser dans le cas d'une urgence à l'échelle de l'entreprise, ou si le fournisseur peut gérer la planification et l'exécution de conférences téléphoniques sans préavis ou pas préalables.

Les entreprises ou d'autres organisations qui doivent émettre une DP mais ne savent pas comment structurer le document au meilleur avantage peuvent souvent commencer le processus en utilisant l'une des nombreuses options de modèle de proposition gratuites trouvées en ligne.Ces modèles peuvent être modifiés selon les besoins.Dans certains cas, les modèles seront livrés avec au moins une demande d'exemple de proposition, qui servira de guide à l'individu ou à l'équipe chargée de préparer la DP.