Qu'est-ce qu'une téléconférence?
Une téléconférence est une réunion ou une conférence tenue par téléphone ou connexion réseau entre les participants dans des villes éloignées ou des sites de travail.De nombreux types de téléconférences existent, la forme la plus simple impliquant l'utilisation d'un haut-parleur à chaque endroit pour effectuer une conférence audio.Des réunions de téléconférence plus sophistiquées impliquent l'échange de l'audio, de la vidéo et des données.Le terme Téléconférence peut également se référer à un événement en direct transmis par satellite à divers endroits simultanément.
Bien que la téléconférence soit un terme large qui comprend une variété d'options, les bases de toutes les téléconférences impliquent l'utilisation d'équipements de télécommunication, les utilisateurs de plusieurs emplacements et la communication collaborative entre les participants.La conférence audio de base est essentiellement une conférence téléphonique.Les graphiques audio, une autre forme de téléconférence, permet aux participants de partager des graphiques, des documents et des vidéos en plus de l'audio;et implique des équipements supplémentaires tels que des comprimés électroniques, des scanners et des terminaux de données vocales.
Le courrier électronique est un exemple courant de téléconférence informatique.Grâce à l'utilisation d'équipements supplémentaires, principalement une caméra de télévision, une téléconférence vidéo ressemble la plupart à une réunion en face à face, incorporant la possibilité de voir les participants à tous les endroits.De nombreuses entreprises ont une salle de vidéoconférence équipée en permanence de l'équipement nécessaire.Les nombreux avantages de la téléconférence pour les écoles et les entreprises comprennent les économies dans le temps de trajet et les coûts pour amener tous les participants à un seul endroit.En cas de matière urgente, la tenue d'une téléconférence peut être beaucoup plus rapide que d'organiser une réunion.Un autre avantage est que, en raison de l'accessibilité, une téléconférence permet aux grands groupes de participants de se sentir inclus dans les réunions et la prise de décision.Si nécessaire, une école ou une entreprise peut crypter les signaux pour assurer la sécurité des communications lors d'une téléconférence. Lors du choix de l'équipement pour une téléconférence, considérez plusieurs facteurs.Si vous utilisez une caméra Web, testez-la à l'avance pour déterminer que la caméra est à une distance acceptable.Une ligne téléphonique câblée est la meilleure pour plus de clarté.Si un téléphone sans fil est utilisé, préparez-vous à modifier les fréquences en cas d'interférence pendant la téléconférence. Les téléphones cellulaires et d'enceintes doivent être utilisés comme dernier recours.Les téléphones cellulaires rencontrent fréquemment des interférences et les téléphones d'enceintes ramassent le bruit de fond et produisent souvent des échos.Les microphones sont utiles pour réduire le bruit de fond. Une téléconférence nécessite des règles d'étiquette spécifiques.Chaque participant doit annoncer lorsqu'il ouvre et éteint une téléconférence.Les personnes impliquées doivent parler clairement et lentement, éviter la parole monotone et décrire tout langage corporel important pour la conversation.En raison de la sensibilité de l'équipement téléphonique, les participants doivent éviter des bruits étrangers tels que le pouce à travers la paperasse ou le tapotement des doigts ou un crayon. Il est utile d'un point de vue d'engagement d'utiliser les noms des participants pendant la réunion.Variez fréquemment l'orateur afin que l'attention ne soit pas perdue.Demandez régulièrement des commentaires ou de la réponse.