Qu'est-ce qu'un dossier administratif?
Un dossier administratif est tout type de document lié aux façons dont une organisation est gérée ou exécutée.Les professionnels conservent des dossiers administratifs afin qu'ils puissent avoir des antécédents d'opérations, de réunions, de clients et de finances.Dans certains cas, un dossier administratif pourrait être requis à des fins juridiques.Ces documents sont souvent stockés électroniquement.Cependant, lorsque des dossiers administratifs officiels sont nécessaires, les professionnels peuvent imprimer des documents sur papier qui sont filigrés ou scellés pour montrer qu'ils sont des dossiers autorisés.
Un chef d'entreprise peut utiliser un dossier administratif pour prendre des décisions financières.Par exemple, s'il prévoit le budget pour un projet particulier, il pourrait accéder aux dossiers pour savoir combien a été dépensé dans le passé.Les dossiers administratifs financiers peuvent également être utilisés dans des processus d'audit qui sont effectués en interne à des fins de planification financière ou à l'extérieur par les agences de réglementation.
Il est également courant qu'un dossier administratif soit conservé aux fins de la gestion des installations.Dans les scénarios où un gestionnaire doit superviser les installations pour s'assurer qu'il est conforme aux réglementations de sécurité et de santé, les dossiers peuvent être utiles pour prouver qu'il ou elle a pris les précautions nécessaires.Si un accident se produit dans un établissement, un gestionnaire peut produire les dossiers administratifs nécessaires pour montrer qu'il n'est pas responsable des dommages-intérêts ou des cas de lésions corporelles.
Un dossier administratif peut être incroyablement important lorsqu'il s'agit de suivre un contrat.Si un individu est accusé de se comporter d'une manière contraire aux termes d'un contrat, une action en justice pourrait s'ensuivre.Dans ce cas, les dossiers administratifs peuvent être utilisés pour prouver une innocence ou une culpabilité.
Les dossiers administratifs sont souvent utilisés dans les cas où une entreprise ou une agence est accusée de fonctionner d'une manière préjudiciable à la santé ou à la sécurité environnementale ou publique.Dans ces cas, un juge pourrait exiger qu'une organisation soumet son dossier administratif.Un record, dans ce scénario, pourrait être une piste papier qui aide les responsables juridiques à comprendre les mesures prises par une organisation.Les juges peuvent utiliser ces documents pour déterminer si une organisation se comportait de manière malicieusement ou capricieuse.
Un dossier administratif peut être conservé par tout professionnel d'une organisation qui a accès à des informations concernant les décisions de gestion.Dans certains cas, les gestionnaires et les dirigeants pourraient embaucher des assistants qui tiennent des registres des réunions et des actions effectuées.Les travaux qui sont suivis numériquement, tels que les transactions financières et la saisie de données, peuvent également être utilisés dans un dossier administratif.