Qu'est-ce qu'un secrétaire automatisé?

Un secrétaire automatisé est un appareil qui achemine les appels dans un bureau.Ces appareils sont souvent utilisés par les petites entreprises comme moyen de fournir un filtre de base entre le bureau et les appels téléphoniques indésirables, tels que les télévendeurs ou les mauvais numéros.Les grandes entreprises auront souvent un secrétaire réel pour remplir cette fonction, ce qui rend le secrétaire automatisé redondant.Ce terme est souvent utilisé synonyme de secrétaire virtuel, mais les deux sont en fait très différents.Un secrétaire virtuel est une personne réelle, mais pas une personne qui est présente dans l'entreprise elle-même.

Dans la plupart des cas, un secrétaire automatisé est une petite boîte qui se branche sur la ligne téléphonique entre le téléphone et le mur.Lorsqu'un numéro connu et approuvé appelle la ligne, le secrétaire permettra à l'appel d'aller directement au téléphone.Si un numéro de numéro non approuvé, inconnu ou restreint, le secrétaire automatisé l'interceptera.

Généralement, une interception de ce type signifie qu'un système automatisé répond à l'appel et demande des informations de base de l'appelant.Après avoir obtenu des réponses à ses questions, l'appareil appellera le téléphone connecté et relayera ces informations au récepteur mdash;qui a alors la possibilité de prendre l'appel.Si le numéro est connu comme mauvais ou si le récepteur refuse l'appel, l'appel sera plutôt acheminé vers la messagerie vocale ou simplement déconnecté.

une erreur courante consiste à supposer qu'un secrétaire virtuel et un secrétaire automatisé est la même chose.Un secrétaire virtuel est un entrepreneur indépendant qui opère comme secrétaire d'un emplacement éloigné.En règle générale, ces travailleurs auront un bureau à domicile et effectueront des travaux de secrétariat communs, souvent pour plusieurs entreprises différentes.Les tâches courantes incluent la réponse au téléphone, la transcription des lettres ou des discours enregistrés et la prise des dispositions de voyage. Même si les deux types de secrétaires sont très différents, ils ont une méthodologie globale similaire.En supprimant à la fois l'espace et le coût d'un secrétaire traditionnel, une entreprise est en mesure de fonctionner avec des frais généraux beaucoup plus bas.Cela permet à une entreprise de fonctionner à un niveau où elle a peut-être fait faillite dans le système traditionnel.De plus, l'utilisation des caractéristiques du téléphone automatisé d'un secrétaire virtuel permettra souvent à une entreprise de paraître plus grande et mieux organisée. Dans le cas du secrétaire virtuel, l'externalisation des travaux offre des avantages supplémentaires.Un seul travailleur peut travailler simultanément pour un certain nombre d'entreprises, plutôt que d'être contraints à un seul emploi à temps partiel.De plus, le travail à domicile permet aux personnes ayant des jeunes enfants, des handicaps ou des horaires imprévisibles pour continuer à opérer sur le marché du travail.