Qu'est-ce qu'un livre de factures?
La plupart des entreprises doivent faire face aux flux de trésorerie et afin de garder une trace de la facturation et des flux de revenus, des factures peuvent être utilisées.Une facture est une facture détaillant les services rendus ou les produits achetés et leur coût global.Ceux-ci peuvent provenir de fournisseurs extérieurs pour l'entreprise ou peuvent être émis de l'entreprise à d'autres sociétés ou clients.Un livre de factures est un moyen de garder toutes ces factures organisées et stockées.Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut conserver les factures, notamment à des fins fiscales, une analyse des flux de trésorerie et une tenue de dossiers.
Il y a de nombreux avantages à conserver un livre de factures.Aux États-Unis et dans certaines autres régions, certaines entreprises peuvent être en mesure de déduire bon nombre de leurs achats tout au long de l'année lors du dépôt des impôts.Lorsque cela est fait, il y a une chance que les entreprises devront prouver que ces achats ont été effectués et qu'un certain montant a été payé.Un autre bon moment pour que les enregistrements de factures organisés dans un livre de factures consiste à analyser les flux de trésorerie.La plupart des entreprises examineront les flux de trésorerie une fois par trimestre, et les factures peuvent démontrer d'où va l'argent.Parfois, il peut être nécessaire de montrer à un vendeur ce qui a été payé ou de montrer à un client ce qui n'a pas été payé.Ces livres peuvent être organisés de toutes les manières qui correspondent aux besoins de l'entreprise.Lorsque le besoin s'en fait sentir, avoir les factures dans un emplacement pratique peut aider à éviter la confusion ou les litiges.
De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de facture électronique.Cela peut fonctionner de plusieurs manières et permet à l'entreprise d'organiser et de contenir les factures d'une manière qui leur convient.Garder des enregistrements électroniquement peut économiser du temps et de l'espace, et il existe généralement de nombreux types de logiciels disponibles dans de nombreuses gammes de prix.
D'autres sociétés encore utilisent à la fois des factures papier et électroniques.Un livre de factures peut contenir le papier, également appelé factures physiques.Les livres électroniques peuvent avoir scanné des copies de ces factures ou peuvent simplement faire entrer et organisé les données pour des recherches rapides.Il y a des avantages pour les deux, et cependant une entreprise qui choisit de stocker ses factures est entièrement à la hauteur de ses besoins.
Certaines entreprises peuvent utiliser quotidiennement de nombreuses factures.Plusieurs fois, ces factures sont plus petites et d'autres peuvent être alignées dans le livre des factures.Il est généralement recommandé qu'une entreprise sauve des factures entre trois et sept ans.Cela peut créer plusieurs piles de livres, qui peuvent être conservés dans une salle de dossiers ou un bâtiment entièrement séparés.