Qu'est-ce que le courrier automatisé?

Le courrier automatisé est un outil commercial qui permet de traiter de grands volumes de courrier avec une relative facilité.Certaines entreprises utilisent l'équipement et le personnel pour gérer le traitement du courrier à cette échelle, tandis que d'autres sociétés externalisent ces fonctions aux fournisseurs qui se concentrent spécifiquement sur le traitement des campagnes de publipostage, la distribution régulière des pièces de courrier aux clients et dans d'autres projets en cours.Le point de courrier automatisé est de traiter le courrier rapidement et efficacement, réduisant ainsi les dépenses associées à la création et à la distribution de chaque unité.

Un exemple d'utilisation du courrier automatisé est la création et l'exécution d'une campagne de publipostage.Afin d'accélérer le processus d'envoi de grands volumes de pièces promotionnelles telles que des lettres ou des cartes postales, l'expéditeur utilisera souvent des méthodes électroniques pour aborder, trier et préparer les pièces pour l'envoi.Il s'agit notamment de la numérisation du courrier, de la création de fax complémentaire et de messages par e-mail dans le cadre de la campagne et de la distribution de ces formats électroniques ainsi que des pièces de publication.

Le logiciel informatique est utilisé pour générer des étiquettes de diffusion ou pour imprimer les noms et adresses des destinataires sur les pièces elles-mêmes.Les machines de tri permettent de séparer les pièces par code postal, ce qui facilite l'utilisation des taux de courrier en vrac.De nombreuses stratégies de courrier automatisées utilisent également une technologie d'empreinte laser pour appliquer la quantité appropriée de frais de port dans le cadre du processus de tri, ce qui permet aux pièces d'être prêtes à envoyer par la poste dans un délai relativement court.

L'avantage du courrier automatisé est qu'il est possible de préparer et d'envoyer des dizaines de milliers de pièces de courrier dans une fraction du temps qu'il faudrait pour préparer ces mêmes pièces à la main.Selon la nature des pièces de messagerie, l'utilisation d'outils automatisés permettrait à une entreprise de traiter plus de pièces en une heure qu'une équipe de dix à quinze personnes ne pourrait traiter en plusieurs jours ouvrables.Cela se traduit par des économies substantielles pour l'entreprise, ainsi que la libération de ressources de personnel précieuses pour se concentrer sur d'autres aspects importants de l'opération.

Bien que certaines entreprises choisissent de créer leur propre installation de tri de messagerie en interne, d'autres choisissent d'utiliser des services de courrier automatisés pour gérer leurs campagnes de publipostage et autres envois de masse.Beaucoup de ces entreprises maintiennent des listes pour leurs clients, ainsi que des preuves de documents préparés pour les campagnes précédentes.Cela permet au client de mettre en place rapidement une nouvelle campagne de publipostage en utilisant des éléments des envois de masse précédents, avec relativement peu de coûts.Étant donné que bon nombre de ces services facturent un taux forfaitaire par pièce qui comprend l'impression, la prestation, l'adressage, l'application des frais de port et même la livraison au bureau de poste, il est très facile de calculer le coût du projet d'envoi en quelques minutes.

Un autre avantage de l'utilisation d'un service de messagerie automatisé est que beaucoup offrent des remises en volume.Comme le client choisit d'envoyer plus de copies de la même pièce, le taux par courrier diminue.Cela peut permettre aux entreprises d'affiner davantage leurs coûts de publicité par publication, ou même d'envoyer des pièces de courrier aux clients existants sur une base continue.