Qu'est-ce que l'assemblage de documents?

L'assemblage de documents est le processus de création de documents électroniques en utilisant des segments de documents préexistants pour compiler ou assembler un nouveau document.Ce processus peut être géré manuellement ou utiliser divers types de logiciels pour combiner automatiquement les modèles avec des sources de données comme moyen d'assembler le nouveau document.Ce processus peut être utilisé avec succès avec tout, de la création d'un nouveau contrat à la préparation de lettres pour une nouvelle campagne de vente.

Le processus réel de l'assemblage de documents implique l'utilisation du logiciel de traitement de texte comme outil de base pour créer le nouveau document.Dans son approche la plus simple, cela consiste à utiliser un document vide comme point de départ du projet.Le compilateur ouvre ensuite d'autres documents de traitement de texte qui sont déjà en stock, localisant des sections ou des segments qui sont pertinents à l'objectif du nouveau document.Les outils inclus avec le produit du logiciel permettent au compilateur de copier le texte souhaité à partir des anciens documents et de coller ce même texte sur le nouveau document.Le compilateur peut également ajouter du texte frais pour aider à attacher tous les segments collés en un flux d'informations cohérent et logique, ajuster les tailles de police, les couleurs et les types pour s'adapter au nouveau document, puis enregistrer et stocker le document jusqu'à ce qu'il soit nécessairepour la distribution.

Bien que le processus d'assemblage de documents puisse être géré manuellement, il est également possible d'utiliser des options logicielles avancées pour récupérer automatiquement les données dans le stockage et l'importer dans le nouveau document.Par exemple, si une équipe de vente voulait préparer des lettres annonçant la sortie d'un nouveau produit à sa clientèle existante, le corps du nouveau modèle de lettre pourrait être assemblé en important du texte à partir d'une brochure de vente.Un autre document pourrait fournir la copie électronique de la société Masthead.Pour terminer le projet, le logiciel d'assemblage de documents accède ensuite à la base de données de vente et importe les noms et adresses des clients dans les champs appropriés du nouveau modèle de lettre.À ce stade, les lettres peuvent être imprimées ou envoyées sous forme de courriels à tous les clients.

L'un des avantages de l'assemblage de documents est que l'approche peut gagner beaucoup de temps.Par exemple, la préparation d'un grand nombre de lettres de vente pour la distribution peut prendre des heures voire des jours, selon la quantité de lettres qui doivent être traitées et imprimées.En utilisant un logiciel pour gérer le processus d'assemblage, ce qui serait autrement un projet toute la journée peut être achevé en deux heures ou moins.De ce point de vue, l'assemblage de documents aide à accroître la productivité, ce qui permet finalement à l'entreprise d'être plus rentable.