Qu'est-ce que l'automatisation des documents?
L'automatisation des documents est le processus par lequel les documents informatiques sont créés de manière semi-automatique.Ce type de logiciel est largement utilisé par les entreprises, les entités juridiques et toute personne qui produit un large éventail de documents.Un document est généralement créé en utilisant un modèle avec des questions et des zones qui peuvent être facilement échangées et modifiées.Bien que bon pour certaines applications, d'autres trouveront l'automatisation des documents n'est pas si utile dans la production de documents.
L'automatisation des documents commence par un modèle.Par exemple, si une entreprise juridique est engagée pour rédiger un bail, un modèle de document de location est utilisé.Ce modèle a tout le texte requis pour le rendre officiel, ainsi que les domaines dans lesquels l'entreprise peut apporter des modifications rapides pour personnaliser le modèle pour les besoins spécifiques des clients.
Une façon dont ces modifications sont apportées à l'automatisation des documents se font par des questions.Ces questions sont ciblées sur le formulaire ou le modèle et sont faites afin que le formulaire soit immédiatement modifié pour les besoins du client.Une question sur un document de prêt, par exemple, pourrait être de savoir si le prêt devrait durer 10, 20 ou 30 ans.Tous les domaines où ces informations sont applicables seront modifiées pour se coordonner avec la réponse donnée.
Il existe également des domaines dans lesquels l'écrivain peut changer rapidement de texte.Ceci est le plus souvent utilisé pour remplir le nom et les coordonnées du client.Les menus déroulants qui affichent des exemples d'écriture de stock peuvent également être utilisés.Les graphiques peuvent également être manipulés, surtout si le programme d'automatisation des documents est fait pour les entreprises, car une entreprise voudra probablement ajouter son logo au document.En ayant un domaine où les graphiques peuvent être ajoutés et modifiés, l'entreprise peut ajouter un logo en quelques clics.
L'automatisation des documents est généralement effectuée soit comme un programme autonome ou un module complémentaire.Cela permet à l'utilisateur de s'en tenir à son programme préféré et d'utiliser simplement les fonctionnalités d'automatisation pour l'assemblage de documents, ou d'utiliser un programme complètement différent qui peut avoir les fonctionnalités que d'autres programmes manquent.Dans les deux cas, l'ordinateur des utilisateurs doit être en mesure de répondre aux besoins de mémoire et de traitement du programme si le logiciel d'assemblage doit fonctionner correctement.
La plupart des entreprises trouveront des logiciels d'assemblage de documents utiles, mais il y en a qui ne le feront pas.Si une entreprise est dédiée à l'écriture manuscrite à chaque document et à la rendez-vous différente, l'automatisation du processus ne sera pas utile.Si la majeure partie des documents fabriqués ne peut pas être appliquée à un formulaire car chacun est différent, alors l'automatisation des documents n'est pas non plus utile.