Qu'est-ce que la gestion des documents?
Les entreprises et autres organisations, ainsi que les personnes qui gèrent de nombreuses informations, ont besoin de systèmes de gestion de documents pour déposer, sécuriser, récupérer et partager ces informations.La gestion des documents est un système organisé qui traite méthodiquement, stocke et rétablit les documents et les données qui leur sont.Pour les documents papier ou papier, le processus peut simplement être appelé système de classement.
La gestion des documents est une version plus contemporaine qui implique généralement la production électronique, le stockage et la récupération des documents et d'autres fichiers, offrant un accès sécurisé à ceux qui ont l'autorisation.Outre les documents typiques, tels que les fichiers texte ou les copies numérisées des documents papier, la gestion des documents peut également inclure des fichiers audio et vidéo, des e-mails, des fax, des rapports, des photos, des polices, des graphiques et d'autres images.
Le logiciel de gestion des documents a été créé dans l'effort d'introduire des bureaux sans papier.En réalisant que ce modèle commercial était impossible à perfectionner, les nouveaux modèles ont commencé à intégrer à la fois la gestion des documents papier et électronique.Étant donné que les organisations présentent des besoins divers, les systèmes de gestion de documents sont conçus spécifiquement pour répondre aux aspects particuliers du tri et de la gestion des informations.
Un exemple est le secteur bancaire.De nos jours, au lieu d'envoyer des chèques annulés avec des relevés bancaires, les banques font des copies numériques miniatures des chèques et les impriment selon les besoins.La banque conserve également une copie pour ses dossiers.Les vérifications réelles peuvent être détruites ou conservées dans un emplacement sécurisé pour la sauvegarde en cas de dysfonctionnement de l'ordinateur ou de données corrompues.
Un autre bon exemple est les agences de publicité.Plutôt que d'utiliser un espace premium pour conserver les storyboards et le matériel de présentation, ces éléments peuvent être transformés en données numériques.Une campagne publicitaire entière peut être transformée en quelques fichiers ou dossiers stockés sur l'ordinateur, qui peuvent ensuite être consultés, distribués ou imprimés au besoin.
La gestion des documents peut rationaliser efficacement n'importe quel environnement de bureau.En classant et en stockant facilement les informations et en les rendant facilement accessibles, ce processus aide les employés à travailler plus efficacement.La gestion des documents permet d'économiser non seulement de l'espace et du temps, mais aussi de l'argent.Parce qu'il est tellement plus efficace que les systèmes de classement typiques, cela peut également réduire le stress sur le lieu de travail.