Qu'est-ce que le traitement des factures?

Le traitement des factures est une série de procédures pour gérer les factures pour s'assurer qu'elles sont payées en temps opportun.Les entreprises individuelles ont généralement leurs propres systèmes de traitement, impliquant des membres du personnel comptable, ainsi que des superviseurs et d'autres membres du personnel.Le logiciel pour aider à la facture est disponible pour rationaliser le processus, faciliter la localisation des enregistrements et fournir un accès rapide aux factures exceptionnelles actuelles.

Le processus commence par la livraison d'une facture par fax, e-mail, courrier ou un autre système.Un membre du personnel comptable doit ouvrir et revoir la facture pour décider comment procéder.Il peut avoir un numéro de commande d'achat, indiquant que la personne en charge de ce bon de commande doit la vérifier.Cela peut impliquer de vérifier la facture par rapport aux articles réels reçus et de vérifier qu'une personne a approuvé l'achat en premier lieu.Si aucun numéro de bon de commande n'est présent, le comptable doit examiner le document pour déterminer quel type de produit ou de service est en discussion.

dans les systèmes de traitement électronique des factures, les gens peuvent enregistrer les données de facture, y compris le fournisseur d'origine, les détails, la date d'échéance, etc., créant une entrée de base de données traçable.Les superviseurs comptables peuvent demander des listes de factures en attente triées par date d'échéance et d'autres paramètres.Une fois qu'un comptable approuve le paiement, les fonds peuvent être expédiés par chèque, transfert électronique des fonds et autres méthodes, en utilisant les informations du fournisseur dans le dossier.Si un fournisseur est nouveau, le service comptable peut avoir besoin de contacter pour collecter des informations si les données de facturation ne sont pas terminées.

Les entreprises enregistrent leurs paiements par chèque ou numéro de confirmation, selon la façon dont elles soumettent des fonds, pour créer un dossier montrant quand et comment ils ont effectué un paiement.Une fois l'argent envoyé, le service comptable peut noter que la facture est payée et la retirer de la colonne des comptes payables dans leurs registres.Si un différend survient sur les paiements, ces enregistrements sont disponibles pour examen pour savoir où un paiement s'est égaré et comment résoudre le problème. Le nombre d'étapes impliquées dans le traitement des factures peut varier, selon l'entreprise et les systèmes en elleles usages.Les défaillances sont intégrées pour éviter des problèmes tels que les doubles paiements, le paiement des achats non autorisés ou le non-paiement d'une facture dans les termes alloués.Dans une petite entreprise, une seule personne peut être chargée de ces paiements, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir un département à payer entier responsable responsable de la gestion de tout le traitement des factures, pour chaque fournisseur des fournisseurs de services publics aux sous-traitants qu'une entreprise utilise sur des projets spécifiques.