Qu'est-ce que la gestion des processus?

La gestion des processus est une série de techniques, de compétences, d'outils et de méthodes utilisées pour contrôler et gérer un processus métier au sein d'un grand système ou d'une organisation.Le terme est le plus souvent utilisé dans l'analyse commerciale, les études de productivité et l'ingénierie des systèmes.Le but de la gestion des processus est d'identifier et de documenter clairement toutes les étapes et les actions prises pour terminer un flux de processus ou de travail.

Ce type de travail nécessite une grande attention aux détails, d'excellentes compétences en communication écrite, des compétences en analyse et la capacité de répondre objectivement aux exigences du projet.La gestion des processus consiste à documenter le processus actuel, à l'évaluation du temps et du niveau d'effort, ainsi que de l'analyse de l'efficacité, des goulots d'étranglement et des coûts globaux du processus.Les exercices de réingénierie ou de gestion des processus commerciaux commencent souvent par la gestion et l'analyse des processus.

Ces trois éléments restent les mêmes, indépendamment de l'industrie ou du secteur.Il convient de noter qu'une stricte adhésion à un processus formel de gestion des processus est une méthode de confinement des coûts reconnue.Par un examen complet et réfléchi de toutes les étapes d'un processus métier, il est possible d'économiser de l'argent et des ressources importants dans l'organisation.Dans de nombreux cas, chaque unité individuelle ignore ces inefficacités, car elles sont petites et sans conséquence.Cependant, dans l'ensemble de l'organisation, ils peuvent entraîner une réduction significative des coûts et une efficacité accrue.

Dans le processus de gestion des processus standard, la première étape est l'examen du processus existant.Cela comprend généralement la lecture du manuel des opérations, la parole avec le personnel et l'observation des activités.Il n'est pas rare que le processus réel varie des étapes écrites.Cela est souvent dû à des manuels obsolètes, ou à l'échec du manuel à vraiment capturer toutes les étapes et leurs implications.

L'observation du personnel est un moyen de déterminer le temps requis pour chaque étape d'un processus.Une autre façon consiste à mesurer simplement le temps nécessaire pour terminer un processus entier et à déterminer le temps moyen pour chaque étape.Le moyen le plus efficace est de passer une courte période de temps dans chaque rôle.

Travailler dans une position, en particulier dans un environnement de production ou de fabrication, met rapidement en évidence les problèmes, les forces et les faiblesses du processus actuel.Il offre également au personnel l'occasion de voir un engagement à vraiment comprendre le processus et peut générer plus de discussions.Parlez au personnel et aux superviseurs pour vraiment comprendre leurs idées et voir où des améliorations peuvent être apportées.