Qu'est-ce que la planification des achats?

La planification des achats est le processus utilisé par les entreprises ou les institutions pour planifier des activités d'achat pendant une période de temps spécifique.Ceci est généralement achevé pendant le processus de budgétisation.Chaque année, les services doivent demander le budget du personnel, des dépenses et des achats.Il s'agit de la première étape du processus de planification des achats.

Les budgets de tous les départements sont ensuite examinés et, dans une organisation qui s'engage à planifier les achats, les comptables passent le temps de trouver des exigences d'achat courantes.Sur la base des budgets soumis, ils peuvent ordonner aux services de travailler avec les achats centraux pour combiner leurs dépenses prévues pour des produits spécifiques.Ce processus fonctionne mieux dans une organisation qui s'engage à réduire les coûts.Les problèmes entourant les dates de livraison, la conformité aux contrats et les problèmes de service à la clientèle doivent être résolus en interne avant de sortir sous contrat.

Le principal concept d'achat est que la planification avancée, la planification et l'achat de groupe entraîneront des économies de coûts, un fonctionnement plus efficace et donc une rentabilité accrue.Il y a quatre étapes qui constituent la base de la planification des achats: l'achat de groupe, juste dans la livraison de temps, les prix en vrac négociés et réduit les frais généraux administratifs.

L'achat de groupe est le processus de combinaison des exigences de ressources totales pour différents départements et de création d'un bon de commande.Les services peuvent être physiquement situés dans une gamme de bâtiments, avec les dates de livraison, les quantités et les conditions répertoriées dans le bon de commande.Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises du gouvernement et du secteur public, où le même article peut être acheté pour une gamme d'institutions différentes.

Le temps est-il est un élément central de la planification des achats.Dans le cadre de ce modèle, le coût du stockage est transporté par le fournisseur.Ils sont chargés de s'assurer que les quantités achetées de matériaux sont prêtes et disponibles pour la livraison aux dates et heures spécifiées.Ce type d'exigence de livraison est généralement combiné avec l'achat de groupe, la réduction des coûts de stockage. Les prix et la négociation en vrac sont très importants lors de la planification des achats.Les organisations qui combinent la quantité totale requise pour une période de temps spécifique peuvent obtenir des prix inférieurs, sur la base d'un niveau de commande spécifique.Les négociations sont généralement effectuées par le directeur des achats ou l'agent d'achat principal. Les frais généraux administratifs sont le coût de l'organisation pour l'ensemble du cycle de paiement.Cela comprend les salaires et les coûts de soutien pour le personnel des achats, le traitement des factures, la production de contrôle et la résolution des demandes de renseignements des fournisseurs.Un processus géré organisé élimine une quantité importante de ces coûts, car ils ne sont encourus qu'une seule fois pour chaque marchandise.