Qu'est-ce que la gestion du bon de commande?

La gestion des bons de commande est une fonction de comptabilité commerciale interne.Les entreprises utilisent un processus d'achat pour acquérir des stocks, des actifs opérationnels et d'autres articles nécessaires pour produire des biens ou des services.Les bons de commande représentent un document interne qui donne une autorisation spécifique pour l'achat de ressources différentes.Les grandes entreprises ont généralement un processus de bon de commande plus défini que les petites entreprises.Les grandes entreprises créent des politiques de gestion du bon de commande pour s'assurer que les employés suivent les procédures opérationnelles standard pour ce processus.

Les propriétaires d'entreprise désignent généralement l'autorité de commande d'achat à certaines personnes de l'entreprise.Les propriétaires d'entreprise, les administrateurs et les gestionnaires de niveau exécutif permettent souvent aux gestionnaires opérationnels d'approuver les bons de commande pour leur département.Les commandes d'achat pour des montants en dollars importants, tels que plusieurs milliers de dollars, sont les seules commandes d'achat ayant besoin d'une autorisation d'un cadre.Les propriétaires d'entreprise et les directeurs exécutifs déléguent cette capacité à s'assurer que les opérations commerciales de l'entreprise peuvent se poursuivre sans surveillance excessive.

Les entreprises peuvent utiliser un système de gestion des bons de commande qui nécessite un examen de plusieurs fournisseurs ou fournisseurs.Cette exigence garantit que l'entreprise obtient le coût le plus bas possible pour les ressources économiques.Les entreprises de fabrication, de production et de construction utilisent généralement un système de commande d'achat d'offres / proposition.Un système d'offre / proposition permet aux fournisseurs et aux fournisseurs de présenter une entreprise avec des informations spécifiques relatives aux achats économiques des ressources.Les vendeurs et les fournisseurs décrivent le coût de chaque article, le processus de livraison disponible et le temps nécessaire pour compléter tous les services indiqués sur l'offre / proposition.Ce processus atténue l'entreprise de faire de grandes quantités de jeu de jambes relatives à l'acquisition économique des ressources.

Les grandes entreprises ont souvent un service d'achat uniquement responsable de l'acquisition de ressources.Ce département prend le bon de commande autorisé et l'envoie au vendeur ou au fournisseur.Le service des achats examine la disponibilité des marchandises pour s'assurer que le fournisseur peut remplir toutes les obligations contractuelles sur le bon de commande.Les problèmes de suivi ou les modifications du bon de commande peuvent être envoyés au directeur opérationnel pour son approbation.Le service des achats est simplement une fonction intermédiaire gantant le processus de commande dans le système de gestion des bons de commande.

Une fois les biens ou services reçus ou terminés, les fournisseurs et fournisseurs enverront à l'entreprise une facture pour demander le paiement.Cela commence le processus final du système de gestion des bons de commande.La facture est examinée par le service comptable de la société.Dans le service de comptabilité, les comptes payables sont responsables de l'examen des documents de commande d'achat et de l'émission de paiements.De nombreuses entreprises utilisent un système de match à trois.Les commis à payables examineront le bon de commande interne par rapport aux documents de réception et les factures des fournisseurs.Les entreprises ne publieront les paiements que lorsque les trois pièces de paperasse ne correspondent.Les employés comptables saisiront les informations dans le logiciel comptable de la société, imprimeront un chèque et demanderont à un signatrice autorisée de se connecter au paiement de l'émission au fournisseur.