Qu'est-ce que les enregistrements du cycle de vie?
Un enregistrement du cycle de vie décrit chaque phase d'un document, de la création à la destruction.Il aide les entreprises et les agences à planifier le stockage, la protection, la récupération et la destruction des informations à différentes étapes.Les enregistrements des systèmes de gestion du cycle de vie contrôlent généralement de grandes quantités d'informations de manière pratique et sûre.
La planification a généralement lieu avant la mise en œuvre des processus de gestion du cycle de vie.L'intégration des procédures dans les routines quotidiennes maintient les enregistrements sous contrôle et en sécurité.Cette planification comprend généralement des techniques de collecte, d'organisation, de maintenance et d'élimination tout au long du cycle de vie des enregistrements.
La définition des enregistrements comprend des photos, des graphiques, des cartes, des films et des bandes, à la fois audio et visuel.Un dossier équivaut à tout ce qui peut être reproduit, généralement à l'aide d'autres équipements.Il définit les données de l'intérieur d'une organisation ou de sources extérieures, et un dossier peut être jugé officiel ou non officiel.Les enregistrements officiels indiquent généralement des informations avec une durée de vie désignée.
Les dossiers officiels comprennent les documents financiers d'un organisme public, ainsi que toute autre information définie par la loi comme un dossier public.Les informations juridiques qui pourraient être utilisées devant le tribunal pourraient également relever de la classification d'un dossier officiel qui devrait être maintenu.Les lois dans de nombreuses juridictions obligent des délais pour la préservation des documents officiels, tels que les archives judiciaires.
Les enregistrements sont créés à partir de courriels, d'appels téléphoniques enregistrés, de documents imprimés et d'autres données montrant comment les décisions ont évolué.Tout ce qui pourrait être utile à une entreprise ou une organisation à l'avenir est généralement conservé en fonction de son cycle de vie des enregistrements.Avec les progrès technologiques, les entités stockent généralement les enregistrements électroniquement pour éliminer le besoin de zones de stockage en papier.
Organiser des informations et déterminer ses facteurs d'utilisation dans la gestion du cycle de vie enregistre.Un enregistrement doit être catalogué ou déposé pour une récupération facile lorsqu'elle est nécessaire ou demandée.Les formulaires, la correspondance et les copies en double sont généralement stockés à l'aide d'un système de classement facile à comprendre et à naviguer.
Ces enregistrements nécessitent également un plan de maintenance et de protection, en particulier pour les données qui représentent des informations précieuses avec un cycle de vie des enregistrements permanents.Dans de nombreuses régions, les dossiers ayant une valeur historique sont archivés dans les référentiels du gouvernement.Des exemples de ces documents comprennent les dossiers de naissance et de décès et les documents présidentiels.
Lorsque les données atteignent la fin de son cycle de vie, la destruction est autorisée.L'élimination peut être appropriée pour les projets de documents ou de documents utilisés pour préparer des dossiers officiels.Les doublons peuvent également être détruits après que l'original a été préservé sous une forme.Certaines entreprises utilisent des prestataires de services indépendants pour suivre la durée de vie d’un disque.