Quelle est la meilleure façon d'organiser des fichiers?

Garder les documents dans l'ordre peut vous aider à trouver des articles lorsque vous en avez besoin sans avoir à chercher partout.Certaines personnes peuvent ne pas prendre le temps d'organiser des fichiers car ils ne savent pas par où commencer, mais il est important de tout garder en ordre et épuré.Bien que le fait d'avoir des fichiers organisés puisse sembler improbable, surtout si vous envisagez actuellement un classeur débordant, il est très faisable.

Il y a ceux qui peuvent être incertains combien de temps ils doivent garder leurs papiers.Tant que vos papiers sont essentiels à des fins fiscales, il est important de les conserver de janvier jusqu'à ce que vos impôts soient terminés l'année suivante.Une fois vos impôts terminés, votre comptable peut conseiller combien de temps vous devez conserver les documents.Les documents concernant vos impôts, dossiers médicaux, comptes de retraite et d'épargne et dossiers de logement doivent être conservés en permanence.Les papiers pertinents pour vos articles coûteux tels que les bijoux, les voitures et les antiquités doivent également être conservés en permanence.Relevés de carte de crédit que vous voudrez peut-être conserver pendant sept ans et des factures de services publics que vous pouvez généralement conserver pendant environ un an.

Lorsque vous souhaitez organiser des fichiers, vous pouvez vous économiser beaucoup de temps et d'espace si vous vous débarrassez de ce dont vous n'avez pas besoin.Placez chaque papier sur une pile avec d'autres papiers correspondants et tout ce que vous ne voulez pas mettre un autre tas pour déchiqueter.Après avoir réduit ses effectifs, vous savez exactement de la quantité de place dont vous avez besoin pour vos fichiers.

Les dossiers de Manille sont utiles lorsque vient le temps d'organiser des fichiers.Écrivez sur l'onglet ce que contient chaque dossier et placez les dossiers dans l'ordre alphabétique.Déposer les articles contenus dans chaque dossier dans l'ordre des dattes, par exemple, mettez les anciens papiers à l'arrière et les plus récents à l'avant.Non seulement cela est plus facile pour trouver ce dont vous avez besoin, mais aussi lorsque vous devez également nettoyer les dossiers.

Les fichiers papier ne sont pas les seuls fichiers qui peuvent être organisés;Les fichiers numériques peuvent également.Afin de savoir ce dont vous avez besoin pour organiser, parcourez chaque zone de votre ordinateur et nettoyez les fichiers dont vous n'avez plus besoin, qu'il s'agisse d'images ou de documents.Si vous voulez toujours les fichiers, envisagez de les transférer sur une clé de mémoire USB ou sur un CD vide.

Afin d'organiser des fichiers, vous devez désigner un endroit spécifique pour chacun d'eux.Tout comme vous le faites pour les fichiers papier, faites des dossiers individuels sur l'ordinateur en fonction de catégories spécifiques.Par exemple, regroupez vos projets de travail ensemble dans un dossier et des photos de quelques vacances en famille dans un autre et étiquetez-les en conséquence.Que vous en ayez besoin ou que vous décidiez de les supprimer à l'avenir, vous savez exactement où les trouver.Pour vous assurer que tout reste organisé, n'oubliez pas d'étiqueter correctement chaque fichier numérique que vous enregistrez et le placez dans le dossier correspondant.

Avoir des fichiers non systématiques peut vous conduire à être éreinté et frustré, mais si vous les organisez une fois, vous ne l'avez peut-être paspour les refaire.Les garder organisés en continu vous empêchera de passer du temps à passer à nouveau le processus d'organisation initial.Prendre le temps d'organiser des fichiers peut vous faire entendre ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin sans un processus de recherche exhaustif.De plus, l'organisation de vos fichiers en un seul endroit les empêchera de devenir un encombrement qui déborde dans le reste de votre maison.